Klanten

Referenties

Hierbij een impressie van hoe klanten samenwerken met DiVault:

Delft

Arno van de Weerd (teammanager van Erfgoed Delft en gemeentearchivaris) & Els van de Loo (Chief Preservation Officer):

Gemeente Delft ontwikkelt duurzaam e-depot voor vier gemeenten

In 2019 ging de gemeente Delft volledig digitaal werken. Anderhalf jaar later werd het e-depot van DiVault aangeschaft om informatie die duurzaam behouden moet blijven op te slaan. Delft heeft een rijke historie die behalve in de archieven is terug te zien in de monumentale panden en archeologische vindplaatsen. Erfgoed Delft wil al haar digitale erfgoed duurzaam bewaren in het e-depot en beschikbaar stellen via hun collectiebeheersysteem. Waarom maakt de gemeente Delft deze en andere, soms afwijkende, keuzes?

We vragen het aan Els van de Loo, Chief Preservation Officer, en Arno van de Weerd, teammanager van Erfgoed Delft en gemeentearchivaris. Van de Weerd vertelt: “Onze afdeling, Erfgoed Delft, bestaat uit drie teams. Naast het stadsarchief zijn ook Archeologie en Monumenten onderdeel van Erfgoed Delft. Stadsarchief Delft beheert niet alleen ons eigen gemeentearchief, maar ook dat van de gemeenten Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Rijswijk. Behalve de gemeentearchieven beheren we ook particuliere archieven en de collecties Beeld & Geluid en Bibliotheek. We bedienen dus veel verschillende klanten, zowel burgers als ambtenaren. Uiteindelijk willen we dat al ons digitale erfgoed in het e-depot komt.”

 Combinatie fysieke en digitale wereld

Om te bedenken hoe je een e-depot en de procedures eromheen zo inricht dat dossiers duurzaam worden bewaard én toegankelijk blijven voor ambtenaren en burgers, slaagde hij erin om Els van de Loo aan te trekken. Zij heeft een bijzondere achtergrond, want ze was in het verleden zowel ondernemer als systeemanalist/programmeur. Op latere leeftijd pakte ze een studie Informatiemanagement op, gevolgd door een studie Archiefwetenschappen. Over die bijzondere combinatie van studies vertelt ze: “De combinatie van de digitale en fysieke archiefwereld is een veld waar nog veel in ontdekt kan worden. Iedere gemeente maakt andere keuzes voor de inrichting en het gebruik van hun duurzaam digitaal depot.”

Op het moment dat Van de Loo in dienst trad, was Stadsarchief Delft net begonnen met het overzetten van de bouwdossiers naar het e-depot. Er waren beknopte procesbeschrijvingen en een beleidsstuk. “Die documenten heb ik allemaal herschreven in een taal die iedereen begrijpt. Ik vind het belangrijk dat iedereen die hiermee te maken krijgt, begrijpt wat we doen en kan meedenken”, zegt ze.

 E-depot ook voor te vernietigen archief

Dat meedenken gebeurt bijvoorbeeld als er ergens een softwarepakket wordt vervangen, wat de noodzaak met zich meebrengt om na te denken over het duurzaam digitaal bewaren van de informatie uit het uit te faseren systeem. Waar veel gemeenten de keus maken om alleen informatie in een e-depot onder te brengen die nooit meer hoeft te worden vernietigd, besloot Gemeente Delft anders. Van de Loo: “In Delft is bij het vervangen van het zaaksysteem besloten om de te vernietigen, afgesloten dossiers niet mee te migreren, maar in het e-depot te zetten.” Deze keus bracht wel met zich mee dat DiVault de vernietigingsfunctie als de wiedeweerga moest gaan ontwikkelen. “Want die bestond nog niet toen onze organisatie de keus voor DiVault maakte”, zegt Van de Weerd. Maar gelukkig stond het wel op de Roadmap. Gemeente Delft werd ‘launching customer’, zoals dat zo mooi heet. Daarbij kwam de systeemontwerpersachtergrond van Van de Loo goed van pas. “Ik heb nauw contact met de ontwerpers en spreek hun taal. We hebben een fijne samenwerking.”

 Benaderen via collectiebeheersysteem

Een andere keus die Erfgoed Delft maakte, is om het e-depot niet te benaderen vanuit de userinterface van DiVault, maar vanuit hun collectiebeheersysteem (cbs). Van de Loo: “Wij zien het collectiebeheersysteem als basis voor al onze archieven en collecties, zowel de papieren als de digitale varianten. Wat in ons e-depot komt, krijgt ook een registratie in het cbs. Het publiek zoekt via de publiekswebsite van ons cbs binnen onze archieven en collecties. Daar krijgen ze zowel fysieke als digitale zoekresultaten. Dit willen we zo houden.”

Erfgoed Delft werkt nu met DiVault en de leverancier van het cbs aan ontwikkelingen waarmee straks geautomatiseerd metadata van het ene systeem overgenomen kan worden naar het andere, vertelt ze. “Wij hebben bijvoorbeeld onlangs digitale bouwdossiers van Midden-Delfland in het e-depot opgenomen. We willen dat de registraties in het cbs geautomatiseerd kunnen plaatsvinden met de metadata uit het e-depot. En andersom moet dat ook gaan werken. We hebben zo’n 6 terabyte aan gedigitaliseerd archief. Dat willen we in het e-depot duurzaam bewaren. Samen met DiVault zoeken we naar een mogelijkheid om de metadata vanuit het cbs te gebruiken om deze scans snel in het e-depot te kunnen opnemen. Onze wens is dat wanneer we wijzigingen in de metadata in het cbs vastleggen, deze dan direct ook in het e-depot worden doorgevoerd. DiVault denkt met ons mee om deze wensen te kunnen realiseren en geven ons tips voor slimmere oplossingen. De wensen van klanten leiden vaak tot nieuwe aanvullingen in het product van DiVault. Het is een win-win.”

 Gebruikersoverleg

Zo ver is het nog niet. “Maar we maken wel vaart”, zegt Van de Weerd. Er staan verschillende opnames vanuit andere systemen van de vier gemeenten in de DiVault DDB (Digitaal Duurzame Bewaarplaats) op de planning. “Zo willen we samen met de Griffie voorbereidingen treffen om ook de stukken van de gemeenteraad over te brengen naar het e-depot.”

Hoewel het beleid en de inrichtingskeuzes helder zijn, worden er soms nog details aangepast, vertelt hij. “Via het gebruikersoverleg van DiVault hebben we een goed contact met andere gemeenten. Daar doen we ideeën op en delen informatie. Je ziet dat gemeenten op hoofdlijnen allemaal hetzelfde denken, maar dat iedereen andere inrichtingskeuzes maakt. Het is prettig om onderdeel uit te maken van het DiVault-netwerk, om samen met andere gebruikers te sparren over hoe je iets het beste aanpakt.”

“We zijn erg blij met DiVault. Zowel met de software als met de mensen achter het bedrijf.”

Van de Loo vult aan: “We kunnen met onze vragen ook altijd direct terecht bij de software-engineers van DiVault. Het is een hele open en hulpvaardige organisatie. De keus voor DiVault was al gemaakt voordat Arno en ik in dienst kwamen. Wij zijn er erg blij mee, zowel met de software als met de mensen achter het bedrijf.”

 

 

Noaberkracht

Karin Wintels, adviseur Digitale Duurzaamheid bij Noaberkracht:

Noaberkracht geeft digitale duurzaamheid vorm met e-depot van Divault

Noaberkracht, de werkorganisatie van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen, beheert drie archiefstromen: van de beide gemeenten en van de werkorganisatie (denk aan personeelsdossiers, financiële stukken etc.). Karin Wintels is als adviseur digitale duurzaamheid verantwoordelijk voor het borgen van deze drie informatiestromen, het juist beheren en ontsluiten van zaken en het eenvoudig doorzoekbaar maken ervan. De langdurig en blijvend te bewaren informatie brengt ze nu gefaseerd over naar het e-depot van DiVault. Waarom maakte ze deze keus en tegen welke uitdagingen loopt ze daarbij aan?

Noaberkracht heeft veel zicht op haar eigen informatiehuishouding. Er is een Informatie Team (I-team) dat zicht houdt op gegevens, processen en applicaties. Iedere twee weken overlegt dit team over ontwikkelingen of wensen aangaande de informatievoorziening. Naast advies aan het management over de informatievoorziening en begeleiding van de beheerders van alle applicaties, neemt het I-team ook deel aan alle projecten met een informatievoorzieningscomponent. Op die manier kan het team vanaf het begin al meedenken over de inrichting van applicaties.

Visie op informatiehuishouding

Karin Wintels maakt als adviseur Digitale Duurzaamheid onderdeel uit van het I-team. Ze vertelt: “Vrijwel alle ‘grote’ vakapplicaties binnen Noaberkracht beschikken over functionaliteit om informatie na de verplichte bewaartermijn automatisch te verwijderen. Mijn uitdaging is vooral om te kijken hoe we moeten omgaan met informatie die langdurend of blijvend bewaard moet worden. Hou je die in een vakapplicatie, ook nadat een dossier is gesloten? Of breng je die over naar een digitale archiefbewaarplaats ofwel e-depot? Als je kiest voor het eerste, dan moet je bij het in gebruik nemen van een nieuwe applicatie continu ook afgesloten dossiers mee migreren. Dat is een heel gedoe, zeker als de nieuwe applicatie gebruikmaakt van een ander bestandsformaat. Daarom maken wij de keus om op termijn alle afgeronde dossiers over te brengen naar een e-depot, een digitaal archief waar de informatie zo wordt opgeslagen dat die altijd toegankelijk blijft. Op die manier anticiperen we ook op de ontwikkelingen betreffende de Wet Open Overheid.”

Digitaliseren van bouwdossiers

Noaberkracht startte in 2019 met het ten uitvoer brengen van deze visie. Het eerste project betrof de bouwdossiers. Wintels sprokkelde budget bij elkaar voor het digitaliseren van papieren dossiers en deed een marktverkenning. Zo maakte ze ook kennis met DiVault. “Naast het feit dat we meteen een klik hadden en dat zij goed aanvoelden wat wij zochten, was het prettig dat zij een programma hadden waarbij ze tegen een vaste prijs werken. Zo wist ik zeker dat ik binnen mijn budget voor de bouwdossiers zou blijven en konden we op een vrij laagdrempelige manier eens kennismaken met een e-depot: hoe werkt dat precies? Hoe gebruiksvriendelijk is het? Welke dossiers lenen zich wel om in een E-depot op te slaan en welke niet?”

Automatisch toevoegen van metadata

Het e-depot van DiVault bestaat uit archiefruimte en software om op een gebruiksvriendelijke manier te archiveren en informatie terug te vinden. Daardoor is het overbrengen van digitale bouwarchieven vrij eenvoudig. Maar bij het scannen van papieren dossiers zul je metadata moeten meegeven, en dat vormde een probleem, vertelt Wintels. “We laten de dossiers scannen door ingehuurde medewerkers. Zij kunnen wel eenvoudige metadata aanbrengen, zoals de locatie, omschrijving dossier en jaartal vergunning. Maar zij zijn geen inhoudsdeskundigen. Daarom hebben de leverancier van de scanners en DiVault samen een oplossing bedacht waarbij volautomatisch bepaalde metadata kan worden meegegeven aan de ingescande dossiers.”

“DiVault dacht buiten hun standaarddienstverlening om met ons mee”

Wintels gebruikte dit project als pilot, om te testen hoe de samenwerking met DiVault bevalt. “Ze moesten immers buiten hun standaarddienstverlening om met ons meedenken”, zegt ze. De pilot verliep uitstekend. “We hebben hele korte lijnen. Ik krijg direct antwoord op een vraag, daar hoef ik geen aparte bespreking voor in te schieten of drie weken op te wachten. Bovendien luistert DiVault goed naar onze ideeën. Ze komen met oplossingen waar wij echt iets aan hebben. Dat is belangrijk als je samen de toekomst in wilt.”

Werken op basis van vertrouwen

Vanwege deze kwaliteiten sloot Noaberkracht in 2022 een contract voor onbepaalde tijd met DiVault. Wintels: “Wij werken graag op basis van vertrouwen. Het vertrouwen in DiVault is groot. Ze hebben bewezen dat ze niet alleen over de juiste dienstverlening en expertise beschikken, maar dat ze vooral heel klantgericht zijn. Ze denken mee over huidige en toekomstige vraagstukken. Zo zorgen ze ervoor dat niet iedere gemeente zijn eigen wiel uitvindt, maar dat ze kunnen meeliften op elkaars ideeën. Zo kun je veel meer snelheid maken.”

En dat is nodig, want Noaberkracht staat nog maar aan het begin van het archiveringstraject. “We hebben nu 15.000 bouwdossiers in het e-depot staan en hebben nog duizenden te gaan. Tegelijkertijd ben ik al bezig met de voorbereidingen voor het digitaliseren van de bodemonderzoeken, het archiveren van de bestemmingsplannen en de raadsinformatie in het e-depot. Op termijn moet alle blijvend te bewaren informatie, die nu in het DMS-deel van applicaties is ondergebracht, worden overgeheveld naar het e-depot van DiVault. We hebben nog een lange weg te gaan. Daarbij laten we ons leiden door de Wet Open Overheid. We zullen op die weg vast nog wel wat hobbels tegenkomen. Maar ik ben ervan overtuigd dat DiVault ons met raad en daad terzijde blijft staan.”

Informatie over cookies

Cookies zijn korte rapporten die via uw browser worden verzonden en opgeslagen op de harde schijf van de computer van de gebruiker wanneer deze verbinding maakt met een web. Cookies kunnen worden gebruikt om gebruikersgegevens te verzamelen en op te slaan terwijl ze verbonden zijn om u de gevraagde services te bieden. Cookies worden gebruikt indien de website de neiging heeft deze niet te bewaren. Cookies kunnen van de website of van derde zijn.

Er zijn verschillende soorten cookies:

  • Technische cookies die gebruikersnavigatie vergemakkelijken en het gebruik van de verschillende opties of diensten die door het internet worden aangeboden. Om de sessie te identificeren, toegang tot bepaalde gebieden mogelijk te maken, bestellingen, aankopen, het invullen van formulieren, registratie, beveiliging, faciliterende functionaliteiten (video's, sociale netwerken, enz..).
  • Maatwerk cookies waarmee gebruikers toegang hebben tot diensten op basis van hun voorkeuren (taal, browser, configuratie, enz ...).
  • Analytische cookies die anonieme analyse van het gedrag van website gebruikers mogelijk maken en waarmee gebruikersactiviteit kan worden gemeten en navigatieprofielen kunnen worden ontwikkeld om de websites te verbeteren.

Dus wanneer u onze website bezoekt, in overeenstemming met artikel 22 van Wet 34/2002 van de Informatiemaatschappij (GDPR), hebben we u om toestemming gevraagd voor het gebruik ervan. Dit alles om onze services te verbeteren. We gebruiken Google Analytics om anonieme statistische informatie te verzamelen, zoals het aantal bezoekers van onze site. Cookies die worden toegevoegd door Google Analytics vallen onder het privacybeleid van Google Analytics. Als u wilt, kunt u cookies van Google Analytics uitschakelen.

Houd er echter rekening mee dat u cookies kunt in- of uitschakelen door de instructies van uw browser te volgen.

© 2023 DiVault