Klanten

Samenwerkende A2-gemeenten migreert data oud zaaksysteem naar e-depot

De gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard werken op het gebied van Bedrijfsvoering en Werk & Inkomen samen in A2 Gemeenten. Het oude zaaksysteem, in gebruik sinds 2010, werd niet meer onderhouden. Daarom vroeg team DIV (documentaire informatievoorziening) zich af: wat doen we met de digitale data uit dit systeem? Nemen we die mee naar het nieuwe zaaksysteem of kiezen we voor een andere oplossing? De keus viel op het e-depot van DiVault.

Marije Pustjens was als coördinator DIV nauw bij het project betrokken. Ze vertelt: “De uitfasering van het oude zaaksysteem grepen we aan om een visie te ontwikkelen op duurzame toegankelijkheid van informatie. Hoe gaan we in de toekomst om met data als we applicaties gaan vervangen? Nemen we dan alle data die bewaard en op termijn vernietigd moet worden mee in de nieuwe applicatie? Of slaan we alle afgesloten dossiers op in een e-depot?”

De keus viel op dat laatste. “Want in een e-Depot sla je informatie niet alleen op een duurzame wijze op, maar een e-depot heeft ook een langere levensduur dan menig andere applicatie”, zegt Pustjens.

Een goede autorisatie-inrichting stond bovenaan de lijst met gewenste functionaliteiten. “Als team DIV vallen wij onder A2 samenwerking en mogen wij bij alle dossiers. Maar een medewerker van de gemeente Cranendonck mag geen inzage hebben in dossiers van de gemeente Valkenswaard”, vertelt ze. Het e-depot van DiVault voorzag het best in deze wensen.

Daarnaast kun je in een e-depot archiefbeheer uitvoeren, onder andere door aan ieder dossier een vernietigingsdatum of datum van overdracht toe te kennen, zodat er voldaan wordt aan de wet- en regelgeving. In het e-depot van DiVault werkt dat zeer gebruiksvriendelijk.

Tot slot werkt het Regionaal Historisch Centrum in Eindhoven al met het e-depot van DiVault en waren de archieven en bouwdossiers van gemeente Cranendonck t/m 1989 er al in ondergebracht. De keus was daarom snel gemaakt.

 Investering in datakwaliteit

Het A2 samenwerkingsverband koos Verseon als zaaksysteem voor de drie gemeenten als een multi-tennent oplossing. Hierin waren per gemeente wel specifieke inrichtingen gemaakt, zodat het verleden van drie Verseon-omgevingen naar één omgeving kon worden gemigreerd. Bij die migratie was niet specifiek gekeken naar datakwaliteit. Pustjens: “Toen we over moesten naar een nieuw zaaksysteem, hadden we daarom een berg aan data waar we wat mee moesten.”

A2 Samenwerking vroeg Circle (leverancier van Verseon) een health check op de data te doen. Daar kwamen behoorlijk wat issues uit naar voren. “Denk aan verkeerde data, zaken die nooit zijn afgesloten en ga zo maar door. Procentueel ging het niet eens om zo heel veel dossiers, maar omdat er tien jaar historie in Verseon stond – in totaal 160.000 zaken met 600.000 documenten – is het toch ontzettend veel werk om de data die niet kloppen te updaten”, vertelt ze.

Het is bovendien niet het meest aantrekkelijke werk. Daarom bedacht het team een ludiek spel: een kamelenrace tussen de drie gemeenten. Daarmee werd gevisualiseerd hoever iedere gemeente was met het op orde maken van de digitale dossiers en werd er een competitie-element in gebracht. “Dat hielp zeker om enthousiasme te krijgen voor dit project. Onder het motto ‘makkelijker kunnen we het niet maken, maar wel leuker’, hebben we collega’s toch zover kunnen krijgen dat ze deze vervelende taak voortvarend oppakten.”

Mappingplan maken

Na deze datakwaliteitsslag volgde de volgende projectstap: de data overzetten naar DiVault. Pustjens: “Voordat je data kunt migreren moet je bepalen: wat slaan we waar op? Het maken van zo’n mappingplan is best een klus. Als je eenmaal zo’n plan hebt, dan moet alle data op de juiste manier in het e-depot gezet worden. Dat klinkt eenvoudig, maar is best lastig, zeker omdat niet iedereen even bekend is met het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). In het zaaksysteem zie je bijvoorbeeld niet hoe de TMLO-velden heten. We hadden bovendien oude dossiers van jaren geleden, die nog niet volgens de TMLO-richtlijnen waren opgeslagen. Maar gelukkig hebben we hier veel hulp bij gekregen van DiVault.”

Bij het mappen ontdekte ze: ‘the devil is in the detail’. “Als we met het projectteam ergens tegenaan liepen waar we een besluit over moesten nemen, bespraken we dat vaak met DiVault via verschillende kanalen. Ik heb wel geleerd dat je de afspraken die je onderling maakt meteen in je mappingtabel moet vastleggen. Want een week later denk je: wat hadden we ook alweer afgesproken? Het laatste wat je wilt is dat je dingen verkeerd mapt en de fout moet herstellen. Het zijn uiteindelijk kleine details die bepalen hoe makkelijk je later de informatie weer kunt terugvinden en beheren.”

 Voortschrijdend inzicht

De volgende stap was testen. Ook dat neemt behoorlijk wat tijd in beslag, zegt Pustjens. “Beter gezegd: het omgaan met de nieuwe inzichten die uit het testen voortkwamen kostte tijd. Als je aan zo’n groot project begint, moet je veel beslissingen nemen waarvan je de impact nog niet goed kunt inschatten. Natuurlijk hebben we daarbij wel advies ingewonnen bij DiVault, maar uiteindelijk worden bepaalde dingen pas duidelijk als je met het systeem (e-depot) gaat werken. Gelukkig hebben we onszelf die leerruimte gegeven. We hebben niet vastgehouden aan een implementatie-deadline maar hebben gezegd: liever iets later live met een systeem dat echt duurzaam en toekomstbestendig is, dan gehaast iets neerzetten waar we spijt van krijgen.”

Nu alle afgesloten dossiers uit Verseon in DiVault staan, richt het team zich op de digitale dossiers: milieudossiers en persoonskaarten. Daarna is het vergunningensysteem Squit XO aan de beurt. “Deze data moeten nu naar DiVault. Een vergunningendossier is echter een heel ander type dossier dan een zaakdossier, wat betekent dat je met het migreren van de data met heel andere factoren rekening moet houden. DiVault heeft ons goed geholpen bij het toekennen van archiefkenmerken aan de duizenden zaken uit het vergunningensysteem”, zegt Pustjens.

Een besluit dat A2 Samenwerking nog moet nemen, is wie er straks allemaal toegang krijgen tot het e-depot. “Nu de historie uit Verseon is overgebracht, merken we dat we relatief weinig aanvragen krijgen om gesloten zaakdossiers op te zoeken. En dat terwijl je wel echt een goede gebruikerstraining moet krijgen om te zoeken in DiVault. Is het handig om alle medewerkers die het zaaksysteem gebruiken dat te leren, of kunnen we het beter net zo regelen als met een papieren archief: een medewerker legt gewoon een verzoek neer bij DIV en wij zoeken de informatie voor hem of haar op? We moeten de knoop nog doorhakken, maar waarschijnlijk bepalen we straks per afdeling of het nodig is om medewerkers rechtstreeks toegang te geven tot het e-depot. Want voor vergunningsverleners ligt het heel anders; die moeten vaker een afgesloten dossier opnieuw inzien.”

 Fijne samenwerking

De samenwerking met DiVault heeft ze als heel prettig ervaren. “Als je belt of mailt, dan krijg je heel snel antwoord. Wij hadden regelmatig behoefte om even te overleggen en daar maakten ze meteen tijd voor vrij. Dat is zeker onderdeel van ons succes.”

Gevraagd welk advies Pustjens heeft voor andere gemeenten die willen overstappen naar een e-depot zegt ze: “Sta open voor voortschrijdend inzicht. Want je zult tussentijds dingen tegenkomen waarvan je denkt: dit kunnen we toch beter anders doen. En investeer in het op orde brengen van de datakwaliteit, hoe vervelend die klus ook is. Want als je een duurzaam archief aanlegt, dan wil je ook dat de data die daar in staat klopt. Als je daar te veel concessies in doet, krijg je daar later spijt van.”

Stadsarchief Breda maakt 850.000 bouwvergunningen nog beter toegankelijk via nieuw Publieksportaal

Een bouwvergunning van honderd jaar geleden bestond uit hooguit een of twee tekeningen en één pagina met tekst. Vandaag de dag zijn het haast complete boekwerken met ontzettend veel detailinformatie. Hoe zo’n bouwvergunning precies is opgesteld, verschilt dan ook nog eens per gemeente. Probeer die variëteit maar eens uniform in een e-depot op te slaan, zodanig dat mensen over honderden jaren de informatie eenvoudig kunnen terugvinden. Toch ging gemeente Breda die uitdaging aan, met hulp van DiVault.

“We zochten een partner die zou meedenken, mee-adviseren en meebewegen. Die hebben we in DiVault gevonden.”

Ynze Alkema is Hoofd Stadsarchief van de gemeente Breda. Hij vertelt: “Wij beheren de archieven van Breda vanaf de dertiende eeuw. Je kunt er van alles vinden, over stambomen, over monumenten. Zoals wij nu de historie willen laten herleven voor onze huidige bewoners, zo is het de bedoeling dat de generaties na ons terug kunnen vinden wat wij allemaal ‘uitspookten’. En dan niet meer op papier, zoals we tot nu toe gewend waren, maar digitaal.”

Zelf een e-depot doorontwikkelen

Breda had de burgerlijke stand al gedigitaliseerd, evenals de fotocollectie van de stad. Bij die archieven is er nog altijd een papieren origineel, maar mensen die in het stadsarchief iets willen opzoeken over hun voorouders, kunnen dat thuis achter hun computer doen. Iets soortgelijks stond de gemeente voor ogen als het gaat om de bouwvergunningen. Alkema: “De dienstverlening rondom de archieven van bouwvergunningen liep niet optimaal, want de oudere archieven stonden bij ons in het Stadsarchief en de recentere archieven op het stadskantoor. Mensen wisten niet goed waar ze moesten zijn. Daarom hebben we in 2016 besloten om alle bouwvergunningen digitaal toegankelijk te maken voor burgers via een e-depot.”

In die periode bestonden er weliswaar hele basic e-depots, maar geen van die oplossingen was al ver doorontwikkeld. Daarom zocht de gemeente Breda een partner om die ontwikkeling samen mee te doorlopen. DiVault kende de situatie in Breda al van een eerdere verkenning en begreep dus goed waar Alkema naar op zoek was. “DiVault won de aanbesteding omdat ze goed aanvoelden welke kant wij op wilden.”

Voortschrijdend inzicht

Zoals gezegd zijn bouwvergunningen geen dossiers die eenduidig zijn opgebouwd. De gemeente Breda wilde alle vergunningen over een periode van meer dan honderd jaar digitaliseren; van de hele beperkte vergunningsaanvragen begin twintigste eeuw tot de complexe en veel omvattende dossiers van tegenwoordig. “De variëteit was enorm”, zegt Alkema. “Dat komt ook omdat honderd jaar geleden iedere gemeente ‘maar wat deed’. Gaandeweg kwam er meer lijn in, maar pas na de gemeentelijke herindeling van 1997 kon je spreken van een enigszins uniforme manier van vastlegging. De huidige gemeente Breda bestond voorheen uit vier gemeenten, met vier verschillende manieren van vergunningverlening en archivering. Wij moesten ons buigen over de vraag: hoe kunnen we de informatie zo opnemen dat we de dossiers straks toch op dezelfde manier kunnen ontsluiten en presenteren?”

Omdat Breda als een van de eerste gemeenten van Nederland aan deze klus begon, realiseerde Alkema zich dat hij niet op voorhand al voor 100 procent kon bepalen hoe de dossiers het best kunnen worden opgebouwd. “Gaandeweg verandert je idee en daar moet ook ruimte voor zijn”, vindt hij. Hij geeft een voorbeeld: “Toen we begonnen dachten we dat we enkel de tekeningen en berekeningen openbaar zouden maken voor burgers en dat alles daar omheen alleen voor ambtenaren te zien zou zijn. Gaandeweg bleek dat echter niet handig en zijn we daarvan afgestapt.”

Het betekende dat DiVault continu moest meebewegen. “Dat hebben ze goed gedaan”, zegt Alkema. “We zochten een partner die zou meedenken, mee-adviseren en meebewegen. Natuurlijk krijg je dan ook wel eens te maken met onduidelijkheden in de communicatie en afstemmingsverschillen. Het fijne van de samenwerking was dat we alle onenigheden altijd in goede harmonie konden bespreken. We wisten dat we allebei aan hetzelfde doel werkten.”

Dienstverlening versimpeld

Het kostte veel tijd om de maar liefst anderhalve kilometer aan papieren dossiers te digitaliseren. En om te bedenken hoe je deze informatie zo presenteert dat een dossier uit 1928 op precies dezelfde manier vindbaar is als een dossier uit 1998. “Dossiers scannen is veel werk, maar het metadateren en passend krijgen in het stramien is waar de echte complexiteit zit”, weet Alkema.

Toch is al dat werk de moeite waard, zegt hij. “We hebben onze dienstverlening zoveel beter en simpeler gemaakt. In juni van 2023 is het e-depot toegankelijk gemaakt voor het publiek en in juni en juli zijn er al 1100 dossiers digitaal opgevraagd, zonder dat daar veel vragen over kwamen, want mensen vinden zelf hun weg.”

De kans dat die mensen vonden wat ze zochten, is ook nog eens verhoogd. “Want bij het digitaliseren kwamen we erachter dat de papieren dossiers nogal wat fouten bevatten. Sommige dossiers waren nooit goed toegankelijk gemaakt en daardoor niet vindbaar. Anderen waren zelfs helemaal niet opgeslagen. Zo bleek dat de vergunningen voor huizen uit een nieuwbouwwijk in Bavel in het dossier van Ulvenhout terecht waren gekomen omdat diezelfde huizen daar ook waren gebouwd. Daardoor hebben we nu digitaal meer dossiers dan we op papier hadden”, lacht Alkema. Om daarna meteen te wijzen op het belang van datakwaliteit. “Nu praat ik over nieuwbouwwijken, maar over honderden jaren zijn dat monumenten. Het is fantastisch als je tegen die tijd daar de originele bouwtekeningen bij kunt vinden.”

Betere relatie tussen stadsarchief en gemeente

Nu het project met de bouwdossiers is afgerond, is het tijd om andere dossiers over te zetten naar het DiVault e-depot. Te beginnen met de bestuurlijke besluitvorming. Ook is de technische aansluiting op het zaaksysteem inmiddels gerealiseerd, al moet de wijze waarop die dossiers worden opgeslagen nog worden uitgewerkt. De visie is wel uitgewerkt. “De gemeente Breda wil gemeentelijke stukken in de toekomst veel actiever openbaar maken”, zegt Alkema. Door die beleidslijn is de verhouding tussen gemeente en Stadsarchief ook veranderd. “Waar dossiers vroeger in tienjarenblokken onze kant op kwamen, vraagt de gemeente ons nu steeds vaker om advies. Ze realiseren zich dat het handig is om na te denken hoe je iets opslaat op het moment dat je informatie creëert, en niet pas wanneer je gaat archiveren. Voorheen zat er veel ‘rotzooi’ in dossiers die onze kant op kwamen, nu is de gemeente aan de voorkant al actief bezig met datakwaliteit. De komst van het e-depot heeft ervoor gezorgd dat de relatie van het Stadsarchief met de stad en met de gemeentelijke organisatie is verbeterd.”

Fotocredit Stadsarchief: Ton Damen

Gemeente Delft ontwikkelt duurzaam e-depot voor vier gemeenten

In 2019 ging de gemeente Delft volledig digitaal werken. Anderhalf jaar later werd het e-depot van DiVault aangeschaft om informatie die duurzaam behouden moet blijven op te slaan. Delft heeft een rijke historie die behalve in de archieven is terug te zien in de monumentale panden en archeologische vindplaatsen. Erfgoed Delft wil al haar digitale erfgoed duurzaam bewaren in het e-depot en beschikbaar stellen via hun collectiebeheersysteem. Waarom maakt de gemeente Delft deze en andere, soms afwijkende, keuzes?

We vragen het aan Els van de Loo, Chief Preservation Officer, en Arno van de Weerd, teammanager van Erfgoed Delft en gemeentearchivaris. Van de Weerd vertelt: “Onze afdeling, Erfgoed Delft, bestaat uit drie teams. Naast het stadsarchief zijn ook Archeologie en Monumenten onderdeel van Erfgoed Delft. Stadsarchief Delft beheert niet alleen ons eigen gemeentearchief, maar ook dat van de gemeenten Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Rijswijk. Behalve de gemeentearchieven beheren we ook particuliere archieven en de collecties Beeld & Geluid en Bibliotheek. We bedienen dus veel verschillende klanten, zowel burgers als ambtenaren. Uiteindelijk willen we dat al ons digitale erfgoed in het e-depot komt.”

 Combinatie fysieke en digitale wereld

Om te bedenken hoe je een e-depot en de procedures eromheen zo inricht dat dossiers duurzaam worden bewaard én toegankelijk blijven voor ambtenaren en burgers, slaagde hij erin om Els van de Loo aan te trekken. Zij heeft een bijzondere achtergrond, want ze was in het verleden zowel ondernemer als systeemanalist/programmeur. Op latere leeftijd pakte ze een studie Informatiemanagement op, gevolgd door een studie Archiefwetenschappen. Over die bijzondere combinatie van studies vertelt ze: “De combinatie van de digitale en fysieke archiefwereld is een veld waar nog veel in ontdekt kan worden. Iedere gemeente maakt andere keuzes voor de inrichting en het gebruik van hun duurzaam digitaal depot.”

Op het moment dat Van de Loo in dienst trad, was Stadsarchief Delft net begonnen met het overzetten van de bouwdossiers naar het e-depot. Er waren beknopte procesbeschrijvingen en een beleidsstuk. “Die documenten heb ik allemaal herschreven in een taal die iedereen begrijpt. Ik vind het belangrijk dat iedereen die hiermee te maken krijgt, begrijpt wat we doen en kan meedenken”, zegt ze.

 E-depot ook voor te vernietigen archief

Dat meedenken gebeurt bijvoorbeeld als er ergens een softwarepakket wordt vervangen, wat de noodzaak met zich meebrengt om na te denken over het duurzaam digitaal bewaren van de informatie uit het uit te faseren systeem. Waar veel gemeenten de keus maken om alleen informatie in een e-depot onder te brengen die nooit meer hoeft te worden vernietigd, besloot Gemeente Delft anders. Van de Loo: “In Delft is bij het vervangen van het zaaksysteem besloten om de te vernietigen, afgesloten dossiers niet mee te migreren, maar in het e-depot te zetten.” Deze keus bracht wel met zich mee dat DiVault de vernietigingsfunctie als de wiedeweerga moest gaan ontwikkelen. “Want die bestond nog niet toen onze organisatie de keus voor DiVault maakte”, zegt Van de Weerd. Maar gelukkig stond het wel op de Roadmap. Gemeente Delft werd ‘launching customer’, zoals dat zo mooi heet. Daarbij kwam de systeemontwerpersachtergrond van Van de Loo goed van pas. “Ik heb nauw contact met de ontwerpers en spreek hun taal. We hebben een fijne samenwerking.”

 Benaderen via collectiebeheersysteem

Een andere keus die Erfgoed Delft maakte, is om het e-depot niet te benaderen vanuit de userinterface van DiVault, maar vanuit hun collectiebeheersysteem (cbs). Van de Loo: “Wij zien het collectiebeheersysteem als basis voor al onze archieven en collecties, zowel de papieren als de digitale varianten. Wat in ons e-depot komt, krijgt ook een registratie in het cbs. Het publiek zoekt via de publiekswebsite van ons cbs binnen onze archieven en collecties. Daar krijgen ze zowel fysieke als digitale zoekresultaten. Dit willen we zo houden.”

Erfgoed Delft werkt nu met DiVault en de leverancier van het cbs aan ontwikkelingen waarmee straks geautomatiseerd metadata van het ene systeem overgenomen kan worden naar het andere, vertelt ze. “Wij hebben bijvoorbeeld onlangs digitale bouwdossiers van Midden-Delfland in het e-depot opgenomen. We willen dat de registraties in het cbs geautomatiseerd kunnen plaatsvinden met de metadata uit het e-depot. En andersom moet dat ook gaan werken. We hebben zo’n 6 terabyte aan gedigitaliseerd archief. Dat willen we in het e-depot duurzaam bewaren. Samen met DiVault zoeken we naar een mogelijkheid om de metadata vanuit het cbs te gebruiken om deze scans snel in het e-depot te kunnen opnemen. Onze wens is dat wanneer we wijzigingen in de metadata in het cbs vastleggen, deze dan direct ook in het e-depot worden doorgevoerd. DiVault denkt met ons mee om deze wensen te kunnen realiseren en geven ons tips voor slimmere oplossingen. De wensen van klanten leiden vaak tot nieuwe aanvullingen in het product van DiVault. Het is een win-win.”

 Gebruikersoverleg

Zo ver is het nog niet. “Maar we maken wel vaart”, zegt Van de Weerd. Er staan verschillende opnames vanuit andere systemen van de vier gemeenten in de DiVault DDB (Digitaal Duurzame Bewaarplaats) op de planning. “Zo willen we samen met de Griffie voorbereidingen treffen om ook de stukken van de gemeenteraad over te brengen naar het e-depot.”

Hoewel het beleid en de inrichtingskeuzes helder zijn, worden er soms nog details aangepast, vertelt hij. “Via het gebruikersoverleg van DiVault hebben we een goed contact met andere gemeenten. Daar doen we ideeën op en delen informatie. Je ziet dat gemeenten op hoofdlijnen allemaal hetzelfde denken, maar dat iedereen andere inrichtingskeuzes maakt. Het is prettig om onderdeel uit te maken van het DiVault-netwerk, om samen met andere gebruikers te sparren over hoe je iets het beste aanpakt.”

“We zijn erg blij met DiVault. Zowel met de software als met de mensen achter het bedrijf.”

Van de Loo vult aan: “We kunnen met onze vragen ook altijd direct terecht bij de software-engineers van DiVault. Het is een hele open en hulpvaardige organisatie. De keus voor DiVault was al gemaakt voordat Arno en ik in dienst kwamen. Wij zijn er erg blij mee, zowel met de software als met de mensen achter het bedrijf.”

Noaberkracht geeft digitale duurzaamheid vorm met e-depot van Divault

Noaberkracht, de werkorganisatie van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen, beheert drie archiefstromen: van de beide gemeenten en van de werkorganisatie (denk aan personeelsdossiers, financiële stukken etc.). Karin Wintels is als adviseur digitale duurzaamheid verantwoordelijk voor het borgen van deze drie informatiestromen, het juist beheren en ontsluiten van zaken en het eenvoudig doorzoekbaar maken ervan. De langdurig en blijvend te bewaren informatie brengt ze nu gefaseerd over naar het e-depot van DiVault. Waarom maakte ze deze keus en tegen welke uitdagingen loopt ze daarbij aan?

Noaberkracht heeft veel zicht op haar eigen informatiehuishouding. Er is een Informatie Team (I-team) dat zicht houdt op gegevens, processen en applicaties. Iedere twee weken overlegt dit team over ontwikkelingen of wensen aangaande de informatievoorziening. Naast advies aan het management over de informatievoorziening en begeleiding van de beheerders van alle applicaties, neemt het I-team ook deel aan alle projecten met een informatievoorzieningscomponent. Op die manier kan het team vanaf het begin al meedenken over de inrichting van applicaties.

Visie op informatiehuishouding

Karin Wintels maakt als adviseur Digitale Duurzaamheid onderdeel uit van het I-team. Ze vertelt: “Vrijwel alle ‘grote’ vakapplicaties binnen Noaberkracht beschikken over functionaliteit om informatie na de verplichte bewaartermijn automatisch te verwijderen. Mijn uitdaging is vooral om te kijken hoe we moeten omgaan met informatie die langdurend of blijvend bewaard moet worden. Hou je die in een vakapplicatie, ook nadat een dossier is gesloten? Of breng je die over naar een digitale archiefbewaarplaats ofwel e-depot? Als je kiest voor het eerste, dan moet je bij het in gebruik nemen van een nieuwe applicatie continu ook afgesloten dossiers mee migreren. Dat is een heel gedoe, zeker als de nieuwe applicatie gebruikmaakt van een ander bestandsformaat. Daarom maken wij de keus om op termijn alle afgeronde dossiers over te brengen naar een e-depot, een digitaal archief waar de informatie zo wordt opgeslagen dat die altijd toegankelijk blijft. Op die manier anticiperen we ook op de ontwikkelingen betreffende de Wet Open Overheid.”

Digitaliseren van bouwdossiers

Noaberkracht startte in 2019 met het ten uitvoer brengen van deze visie. Het eerste project betrof de bouwdossiers. Wintels sprokkelde budget bij elkaar voor het digitaliseren van papieren dossiers en deed een marktverkenning. Zo maakte ze ook kennis met DiVault. “Naast het feit dat we meteen een klik hadden en dat zij goed aanvoelden wat wij zochten, was het prettig dat zij een programma hadden waarbij ze tegen een vaste prijs werken. Zo wist ik zeker dat ik binnen mijn budget voor de bouwdossiers zou blijven en konden we op een vrij laagdrempelige manier eens kennismaken met een e-depot: hoe werkt dat precies? Hoe gebruiksvriendelijk is het? Welke dossiers lenen zich wel om in een E-depot op te slaan en welke niet?”

Automatisch toevoegen van metadata

Het e-depot van DiVault bestaat uit archiefruimte en software om op een gebruiksvriendelijke manier te archiveren en informatie terug te vinden. Daardoor is het overbrengen van digitale bouwarchieven vrij eenvoudig. Maar bij het scannen van papieren dossiers zul je metadata moeten meegeven, en dat vormde een probleem, vertelt Wintels. “We laten de dossiers scannen door ingehuurde medewerkers. Zij kunnen wel eenvoudige metadata aanbrengen, zoals de locatie, omschrijving dossier en jaartal vergunning. Maar zij zijn geen inhoudsdeskundigen. Daarom hebben de leverancier van de scanners en DiVault samen een oplossing bedacht waarbij volautomatisch bepaalde metadata kan worden meegegeven aan de ingescande dossiers.”

“DiVault dacht buiten hun standaarddienstverlening om met ons mee”

Wintels gebruikte dit project als pilot, om te testen hoe de samenwerking met DiVault bevalt. “Ze moesten immers buiten hun standaarddienstverlening om met ons meedenken”, zegt ze. De pilot verliep uitstekend. “We hebben hele korte lijnen. Ik krijg direct antwoord op een vraag, daar hoef ik geen aparte bespreking voor in te schieten of drie weken op te wachten. Bovendien luistert DiVault goed naar onze ideeën. Ze komen met oplossingen waar wij echt iets aan hebben. Dat is belangrijk als je samen de toekomst in wilt.”

Werken op basis van vertrouwen

Vanwege deze kwaliteiten sloot Noaberkracht in 2022 een contract voor onbepaalde tijd met DiVault. Wintels: “Wij werken graag op basis van vertrouwen. Het vertrouwen in DiVault is groot. Ze hebben bewezen dat ze niet alleen over de juiste dienstverlening en expertise beschikken, maar dat ze vooral heel klantgericht zijn. Ze denken mee over huidige en toekomstige vraagstukken. Zo zorgen ze ervoor dat niet iedere gemeente zijn eigen wiel uitvindt, maar dat ze kunnen meeliften op elkaars ideeën. Zo kun je veel meer snelheid maken.”

En dat is nodig, want Noaberkracht staat nog maar aan het begin van het archiveringstraject. “We hebben nu 15.000 bouwdossiers in het e-depot staan en hebben nog duizenden te gaan. Tegelijkertijd ben ik al bezig met de voorbereidingen voor het digitaliseren van de bodemonderzoeken, het archiveren van de bestemmingsplannen en de raadsinformatie in het e-depot. Op termijn moet alle blijvend te bewaren informatie, die nu in het DMS-deel van applicaties is ondergebracht, worden overgeheveld naar het e-depot van DiVault. We hebben nog een lange weg te gaan. Daarbij laten we ons leiden door de Wet Open Overheid. We zullen op die weg vast nog wel wat hobbels tegenkomen. Maar ik ben ervan overtuigd dat DiVault ons met raad en daad terzijde blijft staan.”