Gemeente Oldambt digitaliseert archieven stap voor stap
Met een gefaseerde, stap voor stap aanpak, kun je maar zo een van de koplopers worden in Nederland. Dat bewijst de gemeente Oldambt bij het digitaliseren van papieren archieven en het ontwikkelen van een duurzame digitale strategie voor digitaal archiveren. Het e-depot en pre-depot van DiVault spelen hierin een cruciale rol.
Denk bij alles wat je bewaart na voor wie het later nog opvraagbaar moet zijn en hoe die persoon dan gaat zoeken. Ga nu al op die manier werken.
Renske Volders-Zijl
Renske Volders-Zijl is informatie-adviseur en sinds september 2021 projectleider van een lopend digitaliseringsproject met als doel het digitaliseren en vervangen van historische archieven van de voormalige gemeenten van de gemeente Oldambt. Een project dat eigenlijk al lang was begonnen voordat het officieel werd afgetrapt, zegt Renske. “Onze gemeente is in 2010 ontstaan bij een gemeentelijke herindeling, waarbij de gemeenten Winschoten, Scheemda en Reiderland samen verder gingen. Dat betekende dat alle fysieke archieven werden samengebracht.” In de eerste jaren na de herindeling zijn de archieven gesaneerd en zijn er beschrijvende inventarissen gemaakt. “Daardoor hadden we de archieven in kaart met daarbij uiteraard de beperkingen in openbaarheid.”
Samenwerking belangrijker dan harde feiten
In feite bleek dit zeer belangrijk voorbereidend werk te zijn geweest voor de implementatie van een e-depot, een beslissing die de gemeente in 2017 nam. Op dat moment waren er nog weinig spelers op de markt en was de kennis over hoe je langdurig te bewaren archieven het best digitaal toegankelijk kunt maken nog beperkt. De gemeente draaide daarom in eerste instantie een soort van proef. Zo kon ervaring worden opgedaan en werd het e-depot op de kaart gezet door middel van pilots en informatieve bijeenkomsten. “Want in feite geef je je op een bepaalde manier over aan een leverancier”, zegt Renske. “Natuurlijk waren bepaalde ‘harde’ feiten voor ons belangrijk, zoals het feit dat alles op vier plekken wordt opgeslagen en dat alle archieven zijn ondergebracht in de Stichting Digitale Duurzaamheid, zodat wij verder kunnen als DiVault onverhoopt failliet gaat. Maar uiteindelijk wordt het succes bepaald door de manier waarop je met elkaar samenwerkt. En hoe dat gaat zijn, weet je niet als je eraan begint.”
Gefaseerd kennismaken met complexe wereld
Dat weet ze nu wel. “We hebben altijd een hele fijne relatie gehad. Op hoofdlijnen is het DiVault-systeem natuurlijk best simpel, maar er gaat een complexe wereld achter schuil. DiVault heeft ons heel gefaseerd kennis laten maken met die complexiteit. Ze namen onze medewerkers mee in het verhaal. Het is niet zo dat we op een dag een opleiding kregen en dat zij dan zeiden: red je er maar mee. Nee, het is echt ‘learning on the job’. Dat is fijn, dan rol je er vanzelf in en dan ontstaat er ook vanzelf draagvlak voor de verandering. Iedereen die hierbij betrokken is, is enthousiast. Niemand zet de hakken in het zand.”
Ook de samenwerking tussen DiVault en de externe partij die de papieren archieven digitaliseert verloopt fijn, vindt Renske. “We zorgen dat we elkaar regelmatig spreken, gewoon via Teams. Dan kost het nauwelijks tijd en dan is iedereen op de hoogte. Als projectleider waak ik ervoor dat mensen elkaar zo weinig mogelijk een-op-een mailen en dat anderen dan niet weten wat er is afgesproken. Gezamenlijke afstemming is van essentieel belang. Ik vind dat DiVault hier ook goed in ondersteunt, zij zitten op dezelfde manier in de wedstrijd.”
Toegankelijk maken voor publiek
Inmiddels zijn vier archieven overgebracht in DiVault: bouwvergunningen, eeuwig te bewaren dossiers, archieven uit het voormalige document management systeem en de videotulen. Lees onderaan de pagina meer achtergrond over de aandachtspunten als je dergelijke archieven overbrengt naar een e-depot of pre-depot.
Een aandachtspunt dat voor ieder archief geldt, is weten hoe medewerkers, inwoners en ondernemers zoeken. “Inwoners en ondernemers zoeken op een heel andere manier dan een archivaris”, weet Renske. “Een burger die het bouwdossier van zijn huis wil opvragen, zoekt bijvoorbeeld locatiegericht. In onze fysieke archieven zijn de zoekmogelijkheden veel meer beperkt. Het is heel fijn dat DiVault meerdere zoekmanieren mogelijk maakt. Dat helpt enorm bij het vergroten van de toegankelijkheid van onze archieven.”
Op dit moment zijn de archieven in het e-depot van DiVault alleen toegankelijk voor medewerkers van de gemeente Oldambt. Stap voor stap worden ze opengesteld voor het publiek, te beginnen bij de bouwdossiers. “Want die worden van alle typen informatie het vaakst opgevraagd”, zegt Renske.
Makkelijker thuiswerken
Hoewel het project dus nog niet is afgerond (uiterlijk 1 juli 2024) en er nog best wat stappen te zetten zijn, merkt de gemeente Oldambt nu al de voordelen van het DiVault e-depot en pre-depot. “Sinds corona is thuiswerken bij onze gemeente ingeburgerd. Dat kan nu ook veel makkelijker omdat medewerkers digitaal bij oude archieven kunnen, iets wat voorheen niet mogelijk was. We ervaren daar dagelijks gewoon ontzettend veel voordeel van.”
Inmiddels zijn er gemiddeld per maand zo’n 1500 raadpleegmomenten in het e-depot van Divault. “Als je bedenkt dat die medewerkers in de meeste gevallen vroeger veel meer tijd kwijt waren aan het opvragen van die informatie, dan begrijp je hoeveel winst we nu al boeken”, zegt Renske.
Veranderende rol DIV
Door het e-depot en pre-depot verandert ook de rol van de DIV-medewerkers (waarbij DIV staat voor Documentaire Informatie Voorziening). “Omdat we geen tijd meer kwijt zijn aan het begeleiden van collega’s bij het vinden van bepaalde informatie, kunnen wij ons meer bezighouden met de governance en met onderwerpen als datakwaliteit. De twee kwaliteitsmedewerkers Van Team DIV gaan zich op hun beurt focussen op het beheer van de DiVault-omgeving. We maken daarmee echt een kwaliteitsslag”, zegt Renske. Van een onderwerp als de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar, hoeft het team niet wakker te liggen. “In het systeem van Divault betekent dat het overbrengen van documenten vanuit het pre-depot naar het e-depot.” Uiteraard komt hier een goede begeleiding vanuit medewerkers van Divault richting de kwaliteitsmedewerkers van Team DIV om de hoek kijken.
Volgens het boekje
Achteraf constateert Renske dat de gemeente Oldambt alles best wel volgens het boekje heeft gedaan. “Niet bewust, want in 2010 hadden we nog geen idee wat er allemaal op ons zou afkomen. Maar we hebben iedere stap altijd goed doordacht en hebben daardoor achteraf gezien altijd de juiste beslissingen genomen. De belangrijkste les die wij voor anderen hebben is: denk bij alles wat je bewaart na voor wie het later nog opvraagbaar moet zijn en hoe die persoon dan gaat zoeken. Ga nu al op die manier werken, ook als je nog geen beslissing voor een e-depot hebt genomen. Daar pluk je later alleen maar de vruchten van.”
Meer achtergrondinformatie: vier archieven in het e-depot van DiVault
De gemeente Oldambt splitste het omvangrijke project op in verschillende onderdelen. Het eerste waren de bouwvergunningen. “We hadden maar liefst 325 meter aan bouwdossiers. Deze zijn allemaal gedigitaliseerd door een externe partij, met strenge kwaliteitscontroles in het proces. DiVault heeft ons geholpen bij het bepalen welke formaten en standaarden we moesten gebruiken voor welke typen document. We volgen hierbij het proces dat staat beschreven in ons Handboek Vervanging, dat we gebruiken bij de migratie van papier naar digitaal.”
Na de bouwdossiers waren alle archieven van voor 2010 van de drie voormalige gemeenten aan de beurt. Renske: “Het gaat om dossiers die we eeuwig moeten bewaren. Ooit hebben die dossiers door de drie voormalige gemeenten een inventarisnummer gekregen. Wij merken dat veel inwoners en ondernemers het inventarisnummer nog altijd veel gebruiken. Dat is daarom één van de kenmerken geworden die we hebben meegegeven in de metadata. Zo maken we straks de doorzoekbaarheid voor inwoners en ondernemers nog efficiënter.”
Hulp bij TMLO
Het derde archief dat werd overgezet was dat van het documentmanagementsysteem (DMS) Corsa. In 2016 heeft de gemeente Oldambt een begin gemaakt met het zaakgericht werken. Renske: “Alle nieuwe zaken gingen uiteindelijk via het zaaksysteem, totdat op een gegeven moment Corsa alleen nog maar werd gebruikt om te raadplegen. Om definitief de stekker uit Corsa te kunnen trekken, hebben we alle bestanden opgenomen in het pre-depot van DiVault.”
Dat was een omvangrijke en complexe klus, waar DiVault de gemeente Oldambt goed bij heeft geholpen, vindt Renske. “Waar we bij de bouwdossiers en de oude archieven al heel goed wisten wat er precies in zat en welke metadata we moesten meegeven, was dat bij de dossiers in Corsa veel minder het geval. DiVault heeft ons geholpen met het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). Samen hebben we gekeken: welke metadata moeten we meegeven zodat informatie straks makkelijk vindbaar is? Welke standaarden moeten we gebruiken om data op te slaan?”
Eén van de metadatavelden bevat de datum tot wanneer iets bewaard moet worden. Tot dat moment blijven de dossiers in het pre-depot staan. Daarna worden ze vernietigd of – in geval van informatie die altijd bewaard moet blijven – worden ze automatisch overgebracht naar het e-depot. “Door dat te automatiseren is de governance ook veel beter geregeld”, zegt Renske.
Videotulen doorzoekbaar maken
Het vierde archief dat in DiVault is ondergebracht, betreft de videotulen van raadsvergaderingen. Die worden nog best regelmatig geraadpleegd, zegt Renske. “Bijvoorbeeld als je wilt weten waarom in het verleden een bepaald besluit is genomen. Voorheen waren die videotulen best lastig doorzoekbaar. Je moest zelf eigenlijk al heel goed weten welke raadsvergadering het betrof, anders betekende het ontzettend veel zoekwerk. Door de toevoeging van metadata en de gebruiksvriendelijke zoekfunctionaliteit in DiVault is dat nu veel makkelijker. Je kunt zoeken op onderwerp en dat eventueel beperken tot een bepaalde periode als je weet dat ‘ergens in het voorjaar van 2018’ het besluit is genomen. Dat scheelt gewoon ontzettend veel tijd.”
Waar de videotulen nu steeds in blokken van vier jaar worden overgezet, is het straks de bedoeling dat nieuwe videotulen automatisch in het e-depot worden opgeslagen. Zo ver is het nu nog niet. “Daarvoor moeten we het aan de voorkant goed op orde maken. Daar werken we nog aan”, zegt Renske. Ook hiervoor geldt: stap voor stap.
