Pre-depot essentieel in digitaliseringsstrategie gemeente Gouda
In 2017 trapte de gemeente Gouda het programma ‘Slim, snel en digitaal’ af, dat tot doel heeft om de dienstverlening te verbeteren door van kop tot staart te digitaliseren. De staart wordt gevormd door het pre-depot van DiVault.
Annemieke van Burg is strategisch informatieadviseur en is de programmanager. Ze vertelt: “Het doel is om echt alle processen volledig digitaal te maken, waar mogelijk via het zaaksysteem. Burgers komen binnen via het callcenter of, in het geval van het sociaal domein, via een integraal meldingsformulier ‘Ik heb hulp nodig’. Dat formulier is er in een digitale en een printvariant, die via het callcenter kan worden aangevraagd. In dat laatste geval voeren wij de informatie in in ons zaaksysteem en vanaf dat moment is het proces digitaal. Zo dwingen we af dat iedereen voor elk proces – of het nu een Wmo-verzoek of de aanvraag van een evenementenvergunning is – de juiste stappen volgt. We maken processen daarmee ook transparant. Bovendien verhoogt het de efficiency en wordt het makkelijker om nieuwe medewerkers in te werken of om werk over te dragen aan een collega. Je hoeft bovendien niets meer op papier te bewaren”, vertelt ze. “We zitten nu op 80 procent en zijn goed op weg.”
Dienstverlening verbeteren
Die vaart werd vooral gemaakt na 2019, zegt Annemieke. “Voor 2019 liep er namelijk een ander programma dat tot doel had om een nieuw zaaksysteem te implementeren en het oude DMS uit te faseren. Dat project werd voor een groot deel gerund door externen en werd intern verkocht onder het motto: we moeten de informatievoorziening op orde krijgen. Dat was niet echt een doel waar medewerkers warm voor liepen. We maakten bovendien de fout om onvoldoende tijd uit te trekken om de processen van medewerkers goed te analyseren, waardoor zij werden opgezadeld met een systeem dat niet goed aansloot bij hun wensen. In 2019 hebben we gezegd: we doen een herstart en maken de implementatie van het zaaksysteem onderdeel van het nieuwe programma ‘Slim, snel en digitaal’. We leggen de focus niet op het op orde brengen van de informatievoorziening, maar op betere dienstverlening. Want daar kun je medewerkers wel warm voor maken.”
Betere dienstverlening betekent ook dat de gemeente Gouda heel goed kijkt hoe een ambtenaar een dienst verleent. Annemieke: “Het digitale proces moet aansluiten bij hoe mensen in de praktijk werken. Digitalisering betekent immers uit de aard der zaak al dat je mensen in een keurslijf dwingt; ze kunnen geen procesvariaties meer bedenken. Dat keurslijf moet dan wel precies passen en nergens knellen.”
Uitfaseren DMS via pre-depot
Het veiligstellen van de informatie uit het oude DMS werd een belangrijk onderdeel van het programma Slim, snel en digitaal. Aan het programmateam de taak om te bedenken hoe de gemeente dat zou gaan doen. Omdat de archieven van de gemeente Gouda worden beheerd door het Streekarchief Midden-Holland, stak ze eerst daar haar licht eens op. “Het bleek dat het Streekarchief een aanbesteding ging uitschrijven voor een e-depot. Ze hadden echter pre-depotfunctionaliteit niet als eis opgenomen, terwijl in onze ogen een pre-depot juist ontzettend veel mogelijkheden biedt. Je kunt het inzetten voor het uitfaseren van een DMS. Maar ook om gestructureerd, conform de Archiefwet te vernietigen. Bovendien kun je te bewaren informatie uit andere bronnen binnenhalen en prepareren voor het e-depot van het streekarchief”, somt Annemieke op.
Daar komt bij dat je jezelf met een pre-depot niet overlevert aan het databasemodel van de leverancier van je DMS of zaaksysteem, zegt ze. “Je slaat informatie op volgens standaarden, op zo’n manier dat je de data in de toekomst makkelijk kunt overzetten naar andere systemen, zoals een e-depot. Daarnaast hebben we ook best veel informatie die niet in een zaaksysteem staat, denk bijvoorbeeld aan de vele beleids- en projectstukken in de verkenner, en in de nabije toekomst in SharePoint, of aan e-mailverkeer. Die dossiers willen we, zodra afgesloten, ook allemaal overbrengen naar het pre-depot.”
Partner in plaats van softwareleveranciers
Door eerdere ervaringen met softwareleveranciers had de gemeente Gouda een belangrijke eis: de leverancier van het pre-depot moest niet alleen het product leveren, maar ook de dienstverlening daaromheen. “We zochten een partij die met ons zou meedenken, een partnerschap. Geen leverancier die zegt: u vraagt, wij draaien”, zegt Annemieke. “Het is voor ons superbelangrijk dat de leverancier kennis overdraagt. Wij draaien dit project volledig zelf, zonder externe inhuur. We verwachten van een leverancier dat die ons adviseert, ook over toekomstige ontwikkelingen zoals nieuwe wetten. Maar wel op zo’n manier dat wij het advies niet klakkeloos overnemen, maar dat het ons aan het denken zet. Daarnaast zochten we een partij die een gebruikersoverleg organiseert, omdat we niet alleen met de leverancier willen sparren, maar ook met andere gebruikers. Waar lopen zij in de praktijk tegenaan? En hoe lossen ze dat op?”
Pilot
DiVault stond al snel hoog op het lijstje. Maar ‘the proof of the pudding is in the eating’ en dus besloot de gemeente Gouda tot een pilot: het overzetten van afgesloten vastgoeddossiers vanuit het oude DMS Verseon naar het pre-depot van DiVault. Het gaat daarbij dus om adresgeoriënteerde informatie. Annemieke: “Dat bleek best wel ingewikkeld, want het databasemodel van Verseon is voor een buitenstaander complex. Gelukkig heeft DiVault vaker met dit bijltje gehakt. Zij hebben ons uitstekend geadviseerd op gebieden zoals: welke metadata geef je mee? Hoe zorg je ervoor dat de informatie in het pre-depot op een logische plek terechtkomt? We wilden daarbij niet te kort door de bocht gaan. Want archiveren doe je voor de toekomst. Pas over tien jaar merk je of je nu de juiste keuzes maakt. Dat is het spannende eraan.”
De samenwerking tussen DiVault en de gemeente Gouda verliep uitstekend. Reden om de rest van het project met hen door te zetten. “We mikken erop dat we begin 2025 Verseon volledig kunnen uitzetten. De doorlooptijd van het overzetten van dit eerste archief was best lang, maar doordat we het voorwerk zo grondig hebben uitgevoerd, is het vanaf nu een kwestie van doen. De moeilijke beslissingen hebben we nu allemaal al genomen.”
Klaar voor de toekomst
Hoewel het programma nog niet is afgerond, plukt de gemeente Gouda al wel de vruchten van ‘Slim, snel en digitaal’. “Ik hoor van sommige gemeenten dat ze stress hebben van de Wet open overheid en andere vernieuwingen die op ons afkomen. Wij liggen daar niet wakker van, want we zijn er al mee bezig. De Woo is gewoon een stap in het proces. Er zijn wel meer wetten die van ons vragen dat we procesgericht werken, denk aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer of de AVG. Dat wordt allemaal makkelijker als je processen van kop tot staart digitaal afhandelt”, zegt Annemieke.
Ook vindt ze het fijn dat digitale processen het eenvoudiger maken om werk over te dragen. “Eén van de uitdagingen van deze tijd is toch het grote personele verloop. Door digitaal te werken worden de processen transparant. Medewerkers zien veel makkelijker wat er voor en na hen in het proces gebeurt. Bovendien dwingt de software af dat je op een bepaalde manier werkt. Vroeger stonden processen beschreven in papieren handboeken, maar daar keek niemand in waardoor er ontzettend veel procesvariaties ontstonden. Dat is inefficiënt en werkt fouten in de hand. Als je processen goed automatiseert, dan maak je het werk voor medewerkers makkelijker en efficiënter.”
Gebruik open standaarden
Annemieke wil graag afsluiten met een oproep richting softwareleveranciers. “Werk met open standaarden en zorg ervoor dat klanten hun data er net zo makkelijk weer uit kunnen halen als dat ze die erin kunnen stoppen. Het is eigenlijk schaamtevol als je ziet hoeveel moeite je als klant soms moet doen om data uit systemen te trekken die je wilt uitfaseren. Vendor lock-ins zijn niet meer van deze tijd.” Ze denkt dat de wal het schip vanzelf wel keert. “Want er zullen meer gemeentes zijn die net als wij daar bij de aanschaf van een systeem al rekening mee houden. De common ground-gedachte is wat mij betreft de enige weg voorwaarts.”
