Stadsarchief Breda maakt 850.000 bouwvergunningen nog beter toegankelijk via nieuw Publieksportaal
Een bouwvergunning van honderd jaar geleden bestond uit hooguit een of twee tekeningen en één pagina met tekst. Vandaag de dag zijn het haast complete boekwerken met ontzettend veel detailinformatie. Hoe zo’n bouwvergunning precies is opgesteld, verschilt dan ook nog eens per gemeente. Probeer die variëteit maar eens uniform in een e-depot op te slaan, zodanig dat mensen over honderden jaren de informatie eenvoudig kunnen terugvinden. Toch ging gemeente Breda die uitdaging aan, met hulp van DiVault.
We zochten een partner die zou meedenken, mee-adviseren en meebewegen. Die hebben we in DiVault gevonden
Ynze Alkema
Ynze Alkema is Hoofd Stadsarchief van de gemeente Breda. Hij vertelt: “Wij beheren de archieven van Breda vanaf de dertiende eeuw. Je kunt er van alles vinden, over stambomen, over monumenten. Zoals wij nu de historie willen laten herleven voor onze huidige bewoners, zo is het de bedoeling dat de generaties na ons terug kunnen vinden wat wij allemaal ‘uitspookten’. En dan niet meer op papier, zoals we tot nu toe gewend waren, maar digitaal.”
Zelf een e-depot doorontwikkelen
Breda had de burgerlijke stand al gedigitaliseerd, evenals de fotocollectie van de stad. Bij die archieven is er nog altijd een papieren origineel, maar mensen die in het stadsarchief iets willen opzoeken over hun voorouders, kunnen dat thuis achter hun computer doen. Iets soortgelijks stond de gemeente voor ogen als het gaat om de bouwvergunningen. Alkema: “De dienstverlening rondom de archieven van bouwvergunningen liep niet optimaal, want de oudere archieven stonden bij ons in het Stadsarchief en de recentere archieven op het stadskantoor. Mensen wisten niet goed waar ze moesten zijn. Daarom hebben we in 2016 besloten om alle bouwvergunningen digitaal toegankelijk te maken voor burgers via een e-depot.”
In die periode bestonden er weliswaar hele basic e-depots, maar geen van die oplossingen was al ver doorontwikkeld. Daarom zocht de gemeente Breda een partner om die ontwikkeling samen mee te doorlopen. DiVault kende de situatie in Breda al van een eerdere verkenning en begreep dus goed waar Alkema naar op zoek was. “DiVault won de aanbesteding omdat ze goed aanvoelden welke kant wij op wilden.”
Fotocredit Stadsarchief: Ton Damen
Voortschrijdend inzicht
Zoals gezegd zijn bouwvergunningen geen dossiers die eenduidig zijn opgebouwd. De gemeente Breda wilde alle vergunningen over een periode van meer dan honderd jaar digitaliseren; van de hele beperkte vergunningsaanvragen begin twintigste eeuw tot de complexe en veel omvattende dossiers van tegenwoordig. “De variëteit was enorm”, zegt Alkema. “Dat komt ook omdat honderd jaar geleden iedere gemeente ‘maar wat deed’. Gaandeweg kwam er meer lijn in, maar pas na de gemeentelijke herindeling van 1997 kon je spreken van een enigszins uniforme manier van vastlegging. De huidige gemeente Breda bestond voorheen uit vier gemeenten, met vier verschillende manieren van vergunningverlening en archivering. Wij moesten ons buigen over de vraag: hoe kunnen we de informatie zo opnemen dat we de dossiers straks toch op dezelfde manier kunnen ontsluiten en presenteren?”
Omdat Breda als een van de eerste gemeenten van Nederland aan deze klus begon, realiseerde Alkema zich dat hij niet op voorhand al voor 100 procent kon bepalen hoe de dossiers het best kunnen worden opgebouwd. “Gaandeweg verandert je idee en daar moet ook ruimte voor zijn”, vindt hij. Hij geeft een voorbeeld: “Toen we begonnen dachten we dat we enkel de tekeningen en berekeningen openbaar zouden maken voor burgers en dat alles daar omheen alleen voor ambtenaren te zien zou zijn. Gaandeweg bleek dat echter niet handig en zijn we daarvan afgestapt.”
Het betekende dat DiVault continu moest meebewegen. “Dat hebben ze goed gedaan”, zegt Alkema. “We zochten een partner die zou meedenken, mee-adviseren en meebewegen. Natuurlijk krijg je dan ook wel eens te maken met onduidelijkheden in de communicatie en afstemmingsverschillen. Het fijne van de samenwerking was dat we alle onenigheden altijd in goede harmonie konden bespreken. We wisten dat we allebei aan hetzelfde doel werkten.”
Dienstverlening versimpeld
Het kostte veel tijd om de maar liefst anderhalve kilometer aan papieren dossiers te digitaliseren. En om te bedenken hoe je deze informatie zo presenteert dat een dossier uit 1928 op precies dezelfde manier vindbaar is als een dossier uit 1998. “Dossiers scannen is veel werk, maar het metadateren en passend krijgen in het stramien is waar de echte complexiteit zit”, weet Alkema.
Toch is al dat werk de moeite waard, zegt hij. “We hebben onze dienstverlening zoveel beter en simpeler gemaakt. In juni van 2023 is het e-depot toegankelijk gemaakt voor het publiek en in juni en juli zijn er al 1100 dossiers digitaal opgevraagd, zonder dat daar veel vragen over kwamen, want mensen vinden zelf hun weg.”
De kans dat die mensen vonden wat ze zochten, is ook nog eens verhoogd. “Want bij het digitaliseren kwamen we erachter dat de papieren dossiers nogal wat fouten bevatten. Sommige dossiers waren nooit goed toegankelijk gemaakt en daardoor niet vindbaar. Anderen waren zelfs helemaal niet opgeslagen. Zo bleek dat de vergunningen voor huizen uit een nieuwbouwwijk in Bavel in het dossier van Ulvenhout terecht waren gekomen omdat diezelfde huizen daar ook waren gebouwd. Daardoor hebben we nu digitaal meer dossiers dan we op papier hadden”, lacht Alkema. Om daarna meteen te wijzen op het belang van datakwaliteit. “Nu praat ik over nieuwbouwwijken, maar over honderden jaren zijn dat monumenten. Het is fantastisch als je tegen die tijd daar de originele bouwtekeningen bij kunt vinden.”
Betere relatie tussen stadsarchief en gemeente
Nu het project met de bouwdossiers is afgerond, is het tijd om andere dossiers over te zetten naar het DiVault e-depot. Te beginnen met de bestuurlijke besluitvorming. Ook is de technische aansluiting op het zaaksysteem inmiddels gerealiseerd, al moet de wijze waarop die dossiers worden opgeslagen nog worden uitgewerkt. De visie is wel uitgewerkt. “De gemeente Breda wil gemeentelijke stukken in de toekomst veel actiever openbaar maken”, zegt Alkema. Door die beleidslijn is de verhouding tussen gemeente en Stadsarchief ook veranderd. “Waar dossiers vroeger in tienjarenblokken onze kant op kwamen, vraagt de gemeente ons nu steeds vaker om advies. Ze realiseren zich dat het handig is om na te denken hoe je iets opslaat op het moment dat je informatie creëert, en niet pas wanneer je gaat archiveren. Voorheen zat er veel ‘rotzooi’ in dossiers die onze kant op kwamen, nu is de gemeente aan de voorkant al actief bezig met datakwaliteit. De komst van het e-depot heeft ervoor gezorgd dat de relatie van het Stadsarchief met de stad en met de gemeentelijke organisatie is verbeterd.”
