Skip to main content
ISO-certificering
Platform

Compleet platform voor zowel tijdelijk als definitief duurzaam te bewaren informatie

Op basis van de Open Archival Information System (OAIS) architectuur hebben wij een robuust e-depot/pre-depot platform gerealiseerd dat voldoet aan alle richtlijnen van de Archiefwet en Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3). De klantinformatie wordt op twee fysiek gescheiden locaties elk twee keer (vier totaal) opgeslagen. De data voldoet aan de metadatastandaarden TMLO/MDTO en is hiermee softwareonafhankelijk en toekomstvast veiliggesteld. Het platform is zowel in te zetten als e-depot (overgebrachte informatie) conform de Archiefwet en als pre-depot (niet overgebrachte informatie en uitplaatsing) conform Woo/Wob. Zowel zelfstandig als in combinatie.

Onze oplossingen om alle informatie duurzaam te bewaren:

E-depot van DiVault

Het e-depot voldoet aan de richtlijnen van de Archiefwet en is ontwikkeld voor het duurzaam bewaren voor overgebrachte informatie. Informatie wordt integer & authentiek bewaard en ontsloten via een uitgebreid zoekportaal.

Pre-depot van DiVault

Het pre-depot is de plek om “(nog) niet overgebrachte” informatie te bewaren en beschikbaar te stellen via een uitgebreid zoekportaal. De functionaliteiten van dit pre-depot zijn: metadatabeheer, vernietiging, autorisatie en raadpleging plus eventuele overbrenging.

Aanvullende mogelijkheden

Er zijn aanvullende modules beschikbaar voor het publiceren van overgebrachte informatie, het opnemen en beschikbaar stellen van videotulen/raadsvergaderingen en bestemmingsplannen.

Platform

Het e-depot van DiVault

Het e-depot is een robuust en gebruikersvriendelijk duurzaam digitaal archief voor  digitale archiefinformatie. De architectuur is schaalbaar en flexibel. Daarmee kunnen wij goed inspelen op zowel ontwikkelingen aan de vraagkant (bijv. nieuwe wetgeving, andere datamodellen) als technische ontwikkelingen (groei, performance, nieuwe hard- en software). Met behulp van enterprise search-technieken is informatie eenvoudig en goed toegankelijk voor zowel ambtenaar als burger. Het Publiek portaal maakt informatie vanuit het e-depot beschikbaar voor de burger met inachtneming van de AVG-richtlijnen en het auteursrecht.

Meer weten
Platform

Pre-depot

Het pre-depot voldoet aan dezelfde technische functionaliteiten als het e-depot, echter is het verder toegespitst op de eisen die gesteld worden aan nog niet overgebrachte en/of te vernietigen informatie. Zo bevat het een uitgebreid vernietigingsproces en mogelijkheden om informatie te verrijken. Daarbij valt het pre-depot onder de Wob/Woo- verplichtingen en bevat dan ook uitgebreide autorisatiefunctionaliteiten (conform RGBZ). Met het interne overbrengingsproces is het mogelijk informatie vanuit het pre-depot geautomatiseerd over te brengen naar het DiVault e-depot. Het is voor de archivaris mogelijk de inspecties binnen het systeem uit te voeren. Het pre-depot is ook zelfstandig inzetbaar en overdracht naar andere e-depots is mogelijk. Het pre-depot is ook goed inzetbaar voor de Woo. In samenwerking met een aantal klanten wordt een Woo-portaal ontwikkeld dat medio 2024 beschikbaar komt.

Meer weten
Module

Opname en toegang: Het Publiek Portaal Pro

Het e-depot en pre-depot zijn complete voorzieningen. DiVault biedt haar klanten de mogelijkheid om bovenop deze standaardvoorzieningen een aantal modules aan te schaffen die extra functionaliteit bieden. Dat is onder andere het Publiek portaal. Dit portaal ontsluit overgebrachte informatie naar de burger met inachtneming van de AVG en auteursrecht. Informatie die voorheen alleen beschikbaar werd gesteld via de studiezaal is nu online opvraagbaar. Daardoor is het niet per se noodzakelijk om informatie vooraf te anonimiseren. De praktijk leert nu al dat deze module tot aanzienlijke verbetering heeft gezorgd van de dienstverlening van een gemeente via het KCC/Archief en een besparing op personeelskosten. Lees hieronder meer over onze klantcase met Gemeente Breda.

Meer weten
Module

Opname en toegang: videotulen en raadsvergaderingen

DiVault biedt de mogelijkheid om samengestelde bestanden zoals videotulen/ raadsvergaderingen gestandaardiseerd (TMLO/ORI) op te nemen in zowel het e-depot als pre-depot. Ook worden beeld/geluid, agendapunten, sprekers en bijbehorende stukken via een tijdlijn toegankelijk gemaakt. We hebben inmiddels ervaring met het archiveren en ontsluiten van een aantal applicaties zoals GemeenteOplossingen, CompanyWebcast en iBABS.

Meer weten
Module

Opname en toegang: Bestemmingsplannen

Het platform heeft de mogelijkheid om bestemmings-/ruimtelijke plannen (IMRO) bestanden op te nemen en beschikbaar te stellen. Informatie wordt niet alleen duurzaam bewaard maar is ook raadpleegbaar.

Meer weten