E-depot van DiVault
Het e-depot voldoet aan de richtlijnen van de Archiefwet en is ontwikkeld voor het duurzaam bewaren voor overgebrachte informatie. Informatie wordt integer & authentiek bewaard en ontsloten via een uitgebreid zoekportaal.
Platform
Compleet platform voor zowel tijdelijk als definitief duurzaam te bewaren informatie
Op basis van de Open Archival Information System (OAIS) architectuur hebben wij een robuust e-depot/pre-depot platform gerealiseerd dat voldoet aan alle richtlijnen van de Archiefwet en Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3). De klantinformatie wordt op twee fysiek gescheiden locaties elk twee keer (vier totaal) opgeslagen. De data voldoet aan de metadatastandaarden TMLO/MDTO en is hiermee softwareonafhankelijk en toekomstvast veiliggesteld. Het platform is zowel in te zetten als e-depot (overgebrachte informatie) conform de Archiefwet en als pre-depot (niet overgebrachte informatie en uitplaatsing) conform Woo/Wob. Zowel zelfstandig als in combinatie.
Onze oplossingen om alle informatie duurzaam te bewaren:
Pre-depot van DiVault
Het pre-depot is de plek om “(nog) niet overgebrachte” informatie te bewaren en beschikbaar te stellen via een uitgebreid zoekportaal. De functionaliteiten van dit pre-depot zijn: metadatabeheer, vernietiging, autorisatie en raadpleging plus eventuele overbrenging.
Aanvullende mogelijkheden
Er zijn aanvullende modules beschikbaar voor het publiceren van overgebrachte informatie, het opnemen en beschikbaar stellen van videotulen/raadsvergaderingen en bestemmingsplannen.
Platform
Het e-depot van DiVault
Het e-depot is een robuust en gebruikersvriendelijk duurzaam digitaal archief voor digitale archiefinformatie. De architectuur is schaalbaar en flexibel. Daarmee kunnen wij goed inspelen op zowel ontwikkelingen aan de vraagkant (bijv. nieuwe wetgeving, andere datamodellen) als technische ontwikkelingen (groei, performance, nieuwe hard- en software). Met behulp van enterprise search-technieken is informatie eenvoudig en goed toegankelijk voor zowel ambtenaar als burger. Het Publiek portaal maakt informatie vanuit het e-depot beschikbaar voor de burger met inachtneming van de AVG-richtlijnen en het auteursrecht.
Platform
Pre-depot
Het pre-depot voldoet aan dezelfde technische functionaliteiten als het e-depot, echter is het verder toegespitst op de eisen die gesteld worden aan nog niet overgebrachte en/of te vernietigen informatie. Zo bevat het een uitgebreid vernietigingsproces en mogelijkheden om informatie te verrijken. Daarbij valt het pre-depot onder de Wob/Woo- verplichtingen en bevat dan ook uitgebreide autorisatiefunctionaliteiten (conform RGBZ). Met het interne overbrengingsproces is het mogelijk informatie vanuit het pre-depot geautomatiseerd over te brengen naar het DiVault e-depot. Het is voor de archivaris mogelijk de inspecties binnen het systeem uit te voeren. Het pre-depot is ook zelfstandig inzetbaar en overdracht naar andere e-depots is mogelijk. Het pre-depot is ook goed inzetbaar voor de Woo. In samenwerking met een aantal klanten wordt een Woo-portaal ontwikkeld dat medio 2024 beschikbaar komt.
Module
Opname en toegang: Het Publiek Portaal Pro
Het e-depot en pre-depot zijn complete voorzieningen. DiVault biedt haar klanten de mogelijkheid om bovenop deze standaardvoorzieningen een aantal modules aan te schaffen die extra functionaliteit bieden. Dat is onder andere het Publiek portaal. Dit portaal ontsluit overgebrachte informatie naar de burger met inachtneming van de AVG en auteursrecht. Informatie die voorheen alleen beschikbaar werd gesteld via de studiezaal is nu online opvraagbaar. Daardoor is het niet per se noodzakelijk om informatie vooraf te anonimiseren. De praktijk leert nu al dat deze module tot aanzienlijke verbetering heeft gezorgd van de dienstverlening van een gemeente via het KCC/Archief en een besparing op personeelskosten. Lees hieronder meer over onze klantcase met Gemeente Breda.
Module
Opname en toegang: videotulen en raadsvergaderingen
DiVault biedt de mogelijkheid om samengestelde bestanden zoals videotulen/ raadsvergaderingen gestandaardiseerd (TMLO/ORI) op te nemen in zowel het e-depot als pre-depot. Ook worden beeld/geluid, agendapunten, sprekers en bijbehorende stukken via een tijdlijn toegankelijk gemaakt. We hebben inmiddels ervaring met het archiveren en ontsluiten van een aantal applicaties zoals GemeenteOplossingen, CompanyWebcast en iBABS.
Module
Opname en toegang: Bestemmingsplannen
Het platform heeft de mogelijkheid om bestemmings-/ruimtelijke plannen (IMRO) bestanden op te nemen en beschikbaar te stellen. Informatie wordt niet alleen duurzaam bewaard maar is ook raadpleegbaar.