E-depot
Archiveren is een proces met veel onzekerheden over wet- en regelgeving, over hard- en software en over de reikwijdte van de te archiveren materialen. De traditionele benadering van stapsgewijs aanleveren en in het archief brengen van materialen is hierdoor niet meer efficiënt. Als ook maar in één stap een onzekerheid zit, stokt de archivering. Hierdoor ontstaan al snel stuwmeren aan data waar we ons geen raad mee weten.
Een archiefsysteem moet veel flexibiliteit bieden om met onzekerheden om te kunnen gaan. We moeten nu, direct, kunnen archiveren en daarbij de mogelijkheden open houden om later dingen anders te doen. We kunnen al die onzekerheden niet wegnemen, maar we kunnen er wel een manier voor bedenken om er mee om te gaan. Door stappen naast elkaar te plaatsen in plaats van achter elkaar op het kritieke pad. Zo ontstaat flexibiliteit om stappen later en onafhankelijk van elkaar te kunnen uitvoeren. Zo werkt DiVault.
DiVault is een digitaal depot (E-depot) met een kern waar alles in kan, in elke vorm en op elke manier beschreven. Feitelijk zorgt deze kern alleen voor de zekere opslag en toegankelijkheid. Alle overige functionaliteiten zijn rondom deze kern gegroepeerd als onafhankelijke diensten. Dat geldt voor functionaliteit die (traditioneel) als onderdeel van het archief gezien wordt, maar ook voor functionaliteit die direct te maken heeft met een specifieke toepassing. Door toepassingsgerichte functies gelijk te stellen aan interne functies ontstaat een zeer flexibel systeem. Dit is optimaal te integreren in andere systemen.
De kern levert slechts één eenvoudige dienst aan diensten er omheen: enumeratie. Elke dienst kan alles wat in de kern aanwezig is aflopen en de kern kan elke dienst op de hoogte stellen van wijzigingen. Diensten zijn zeer flexibel. Ze kunnen data in de kern verrijken, maar ze kunnen ook aparte indexen maken, transformaties uitvoeren, statistieken bijhouden, exports doen, beschrijvingen toevoegen. Eigenlijk kan zo'n dienst alles doen, met of zonder menselijke interactie.
Onze visie is dat met DiVault begonnen kan worden met archiveren op een controleerbare en beheerbare manier terwijl ruimte ontstaat om na te denken over zaken zoals metadatastandaarden, dataformats, kwaliteitsnormen en dergelijke. Dat zijn belangrijke zaken waar goed over nagedacht moet worden. Daar kan je maar beter op voorbereid zijn.
Ingest
DiVault biedt haar klanten de mogelijkheid om naast het standaard formaat ook een geconverteerd formaat plus metadata te bundelen tot een container en deze langdurig op te slaan. Hierbij wordt het principe van het expertisecentrum e-David gevolgd (zie ook http://www.edavid.be/edavid.php).
Deze aanpak heeft als groot voordeel dat voor zeer langdurige opslag van digitale informatie de kans optimaal is dat de informatie kan worden teruggevonden als wel kan worden gelezen.
Het e-David model is ontwikkeld door de Stad Antwerpen en de Vlaamse Gemeenschap . Zij hebben een onderzoek uitgevoerd om te komen tot een praktische toepassing voor het langdurig bewaren van digitale informatie.
Metadataverrijking
Metadata is essentieel voor het beheer van informatie. Grofweg zijn er drie verschillende soorten metadata:
- Beschrijvende metadata die voornamelijk bestaat uit gegevens over de context van een document, bedoelt voor identificatie, interpretatie, authenticatie en vindbaarheid;
- Administratieve of beheersmetadata ten behoeve van het archiefsysteem, zoals autorisatie, logistieke gegevens, eigendom, formele herkomst, verantwoording van beheersactiviteiten;
- Technische metadata, waarmee info wordt opgeslagen over gebruikte software, hardware en opslagformaat.
In de ideale archiefwereld wordt al deze metadata tijdens het archiveren van een bestand meteen mee gearchiveerd, maar zoals zo vaak bestaat een ideale archiefwereld niet. Daarvoor biedt DiVault de mogelijkheid om op een later tijdstip alsnog extra metadata aan een bestand mee te geven, zonder dat de content van het bestand wordt aangetast.
E-depot opslag
Preservering
Eén van de krachten van het bewaren van digitale informatie in het DiVault archief is het beheren van de levensduur van de informatie. Elk bestand wordt voorzien van metadata waarin ook de bewaartermijn is vastgelegd. Via de reporting functionaliteit op onze webportal krijgt u eenvoudig inzicht in hoeveel data hoelang zal worden opgeslagen. Na afloop van de bewaartermijn kan de informatie, conform de afgesproken richtlijnen van de klant, worden vernietigd.
Via de PRONOM database van The Nationale Archives (UK) controleert DiVault periodiek of de opgeslagen bestandformaten nog actueel zijn. Mocht dat niet zo zijn dan wordt dat tijdig gesignaleerd en in overleg met de klant besproken, of conversie naar een nieuw of ander standaard fileformat wenselijk is. In dat geval zal de conversie ook worden uitgevoerd.
DiVault is volledig ISO27001 gecertificeerd en werkt conform de richtlijnen van Eisen Digitaal Duurzaam Depot (ED3). Een uitgebreid preseveringsbeleid is hier onderdeel van.
Formatconversie
Eén van de grootste uitdagingen van het bewaren van digitale informatie voor langere termijn is het kunnen teruglezen van de opgeslagen informatie. Het loskoppelen van data van de applicatie waarin zij is gecreëerd is dan ook essentieel.
DiVault biedt de mogelijkheid om data te converteren naar een standaard formaat. Dit kan zowel bij de initiële opslag worden uitgevoerd als ook op een later tijdstip als er een beter standaard formaat op de markt beschikbaar is.
DiVault is via de PRONOM database van The National Archives, betrokken bij het volgen en vastleggen van standaard formaten (preservering). Wij ondersteunen dan ook onze klanten bij het kiezen van juiste standaard formaten.
Uitgebreid zoeken
Eén van de belangrijkste onderdelen van een archief is het terugvinden van de gearchiveerde informatie. DiVault beschikt over een geavanceerde zoekmachine gebaseerd op OpenSource software technologie, waarbij niet alleen door geïndexeerde metadata, maar ook door object content kan worden gezocht.
Search is cruciaal in het beschikbaarstellen van opgeslagen archiefinformatie. De toegankelijk die wij bieden is groot en het gebruik eenvoudig. DiVault biedt de mogelijkheid om de zoekomgeving aan te passen op de specifieke wensen van haar klanten.
Een optimale zoekomgeving bepaald immers voor een belangrijk deel de kwaliteit van uw dienstverlening!
Daarnaast is het mogelijk om archiefinformatie te ontsluiten via de eigen portaal of zoekomgeving. Hiervoor biedt DiVault een standaard koppelvlak aan waar andere partijen op kunnen aansluiten.
