Archiveren is een proces met veel onzekerheden over wet- en regelgeving, over hard- en software en over de reikwijdte van de te archiveren materialen. De traditionele benadering van stapsgewijs aanleveren en in het archief brengen van materialen is hierdoor niet meer efficiënt. Als ook maar in één stap een onzekerheid zit, stokt de archivering. Hierdoor ontstaan al snel stuwmeren aan data waar we ons geen raad mee weten.
De kern levert slechts één eenvoudige dienst aan diensten er omheen: enumeratie. Elke dienst kan alles wat in de kern aanwezig is aflopen en de kern kan elke dienst op de hoogte stellen van wijzigingen. Diensten zijn zeer flexibel. Ze kunnen data in de kern verrijken, maar ze kunnen ook aparte indexen maken, transformaties uitvoeren, statistieken bijhouden, exports doen, beschrijvingen toevoegen. Eigenlijk kan zo'n dienst alles doen, met of zonder menselijke interactie.
Onze visie is dat met DiVault begonnen kan worden met archiveren op een controleerbare en beheerbare manier terwijl ruimte ontstaat om na te denken over zaken zoals metadatastandaarden, dataformats, kwaliteitsnormen en dergelijke. Dat zijn belangrijke zaken waar goed over nagedacht moet worden. Daar kan je maar beter op voorbereid zijn.
Metadata is essentieel voor het beheer van informatie. Grofweg zijn er drie verschillende soorten metadata:
In de ideale archiefwereld wordt al deze metadata tijdens het archiveren van een bestand meteen mee gearchiveerd, maar zoals zo vaak bestaat een ideale archiefwereld niet. Daarvoor biedt DiVault de mogelijkheid om op een later tijdstip alsnog extra metadata aan een bestand mee te geven, zonder dat de content van het bestand wordt aangetast.
Eén van de krachten van het bewaren van digitale informatie in het DiVault archief is het beheren van de levensduur van de informatie. Elk bestand wordt voorzien van metadata waarin ook de bewaartermijn is vastgelegd. Via de reporting functionaliteit op onze webportal krijgt u eenvoudig inzicht in hoeveel data hoelang zal worden opgeslagen. Na afloop van de bewaartermijn kan de informatie, conform de afgesproken richtlijnen van de klant, worden vernietigd.
Via de PRONOM database van The Nationale Archives (UK) controleert DiVault periodiek of de opgeslagen bestandformaten nog actueel zijn. Mocht dat niet zo zijn dan wordt dat tijdig gesignaleerd en in overleg met de klant besproken, of conversie naar een nieuw of ander standaard fileformat wenselijk is. In dat geval zal de conversie ook worden uitgevoerd.
Eén van de grootste uitdagingen van het bewaren van digitale informatie voor langere termijn is het kunnen teruglezen van de opgeslagen informatie. Het loskoppelen van data van de applicatie waarin zij is gecreëerd is dan ook essentieel.
DiVault biedt de mogelijkheid om data te converteren naar een standaard formaat. Dit kan zowel bij de initiële opslag worden uitgevoerd als ook op een later tijdstip als er een beter standaard formaat op de markt beschikbaar is.
DiVault is via de PRONOM database van The National Archives, betrokken bij het volgen en vastleggen van standaard formaten (preservering). Wij ondersteunen dan ook onze klanten bij het kiezen van juiste standaard formaten.
Eén van de belangrijkste onderdelen van een archief is het terugvinden van de gearchiveerde informatie. DiVault beschikt over een geavanceerde zoekmachine gebaseerd op OpenSource software technologie, waarbij niet alleen door geïndexeerde metadata, maar ook door object content kan worden gezocht.
Search is cruciaal in het beschikbaarstellen van opgeslagen archiefinformatie. De toegankelijk die wij bieden is groot en het gebruik eenvoudig. DiVault biedt de mogelijkheid om de zoekomgeving aan te passen op de specifieke wensen van haar klanten.
Een optimale zoekomgeving bepaald immers voor een belangrijk deel de kwaliteit van uw dienstverlening!
Daarnaast is het mogelijk om archiefinformatie te ontsluiten via de eigen portaal of zoekomgeving. Hiervoor biedt DiVault een standaard koppelvlak aan waar andere partijen op kunnen aansluiten.