De informatievoorziening applicatie-onafhankelijk maken? Deze rol speelt het pre-depot
Gepubliceerd op:
Er komt nogal wat op overheden af als het gaat om hun informatievoorziening. Denk aan wet- en regelgeving als de Wet Open Overheid (WOO), Overheid op Orde, Common Ground, Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), de Nieuwe Archiefwet en Grip op Informatie. Maar denk ook aan alles wat er op overheden af komt als er een nieuw zaaksysteem of vakapplicatie geïmplementeerd wordt, en daarmee oude gaan uitfaseren. Het e-depot, in de meeste gevallen gebaseerd op de Open Archival Information System (OAIS) architectuur, wordt door meerdere marktpartijen, zoals het Nationaal Archief en regionale archieven, hiervoor als oplossing ingezet. Maar wat gebeurt er dan met afgeronde dossiers of data die (nog) niet duurzaam digitaal hoeven te worden bewaard (en die dus niet opgenomen hoeven te worden in een e-depot), maar die de komende jaren nog wel toegankelijk moeten zijn? In zijn geheel overhevelen naar de nieuwe applicatie, met alle migratiekosten van dien? Of opslaan in een applicatie-onafhankelijk pre-depot zodat ze gedurende de bewaartermijn altijd toegankelijk blijven, ongeacht met welke applicatie in de organisatie gewerkt wordt?
Bewaar afgesloten dossiers applicatie-onafhankelijk
Het duurzaam digitaal bewaren van informatie wordt een steeds belangrijker thema voor overheidsorganisaties. Dat komt doordat ze inmiddels aan den lijve hebben ervaren hoeveel werk het is om bij de migratie naar een nieuw softwaresysteem dossiers uit de oude omgeving over te hevelen naar de nieuwe. De datamodellen van de meeste vakapplicaties en zaaksystemen zijn niet gestandaardiseerd, wat in de praktijk betekent dat bij een software-migratie ook het datamodel moet worden omgezet. Dat klinkt eenvoudig, maar het is een hels karwei omdat dan vaak pas blijkt hoeveel dossiers niet op de juiste manier in het systeem zijn gezet, verkeerde data bevatten (zoals een niet bestaand adres) of nooit zijn afgesloten. Dit betekent dat er bij meerdere software-migraties tegen dit soort problemen opnieuw aangelopen wordt. En daar zijn de middelen en resources onvoldoende voor, wil men op een duurzame en bovendien applicatie-onafhankelijke manier bewaren.
Wat is een pre-depot precies?
Kies je voor dat laatste, dan is een pre-depot dé oplossing. Het is als eigen duurzame digitale bewaarplaats in te richten om vóór overbrenging grip te krijgen op informatie. Een pre-depot maakt gebruik van de grondprincipes van een e-depot en is aangevuld met de eisen die de wet stelt (met name de WOO). Bovendien is het mogelijk, vol in lijn met de Archiefwet, in een pre-depot een vernietigingsdatum of datum van overdracht aan ieder dossier toekennen, zodat dossiers automatisch op het juiste moment worden vernietigd of overgebracht naar een e-depot. Het pre-depot voldoet dan ook volledig aan de DUTO (Duurzame Toegankelijkheid) richtlijnen en is zowel gecertificeerd voor ISO27001/BIO (veiligheid) en ISO9001 (kwaliteit).
Voordelen van een pre-depot
Beschik je over een pre-depot, dan kun je behoorlijk wat kosten besparen als je afgesloten dossiers direct migreert vanuit vakapplicaties naar het pre-depot. De vakapplicatie blijft dan de primaire applicatie voor alle lopende dossiers, het pre-depot is het archief. De licentie- en opslagkosten zullen aanzienlijk lager uitpakken, terwijl de toegankelijkheid van afgesloten dossiers niet onder druk komt te staan. Sterker, de informatie is juist beter vindbaar doordat er bij overbrenging naar het pre-depot al een selectie- en schoningsactie plaatsvindt, waardoor de datakwaliteit met sprongen stijgt. Bovendien wordt het veel makkelijker om bepaalde taken centraal af te handelen. Denk naast de al genoemde automatische vernietiging en overbrenging ook aan taken zoals beheer en publicatie (conform de WOO). Door het gebruik van een dergelijk platform kunnen overheden een belangrijke stap maken om aan deze richtlijnen te voldoen.
Het is gezien al deze voordelen dan ook niet verwonderlijk dat meer en meer overheidsorganisaties een pre-depot selecteren om hun eigen duurzame digitale bewaarplaats in te richten en grip te krijgen op hun informatie.
Meer informatie?
Op 23 September aanstaande gaan wij hier dieper op in tijdens ons webinar “Het Pre-depot als Centrale Informatiebewaarplaats”
Inschrijven hiervoor kan hier.
Voor meer informatie over onze diensten en informatiebeveiliging kijk op www.divault.nl en/of stuur een mail naar info@divault.nl
Over Divault
Als dé expert op het gebied van digitale duurzaamheid werkt DiVault met informatie die essentieel is voor onze samenleving. Thema’s zoals de WOO, de Archiefwet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), cultureel erfgoed, conserveren, toegankelijkheid, kwaliteit en betrouwbaarheid staan centraal. DiVault ontwikkelt samen met haar klanten (overheden, culturele en nationale instituten) oplossingen om niet alleen essentiële informatie veilig te stellen, maar ook nieuwe diensten op basis van deze informatie te creëren. Ontwikkeling en opslag vindt volledig plaats in Nederland met eigen medewerkers en in Nederlandse datacenters.
Met meer dan tien jaar ervaring begrijpt DiVault de uitdagingen op het gebied van digitale duurzaamheid. We zijn niet alleen ontwikkelaars van een pre-depot en e-depot, maar we ondersteunen onze klanten ook met het organiseren van informatie via beheer- en datamigratiediensten en het ontsluiten van software van derde partijen. Daarnaast hebben we oog voor het belang van burgers en ondernemers: hoe zoeken zij naar informatie in duurzaam te bewaren overheidsarchieven? Want anders dan ambtenaren die met een nieuw systeem gaan werken, kun je burgers en bedrijven geen training geven hoe ze met de software moeten werken. De interface moet dermate gebruiksvriendelijk zijn, dat ook minder digitale burgers hun weg in het systeem kunnen vinden.
De Stichting Digitale Duurzaamheid borgt de continuïteit van de dienstverlening van DiVault en is eigenaar van de infrastructuur waar de klantinformatie wordt opgeslagen. Klanten van DiVault zijn donateurs van de stichting en vormen het bestuur.