Het succes van deze projecten gaf veel vertrouwen voor de gemeentebrede livegang van DiVault als archief van het zaaksysteem

Case

“Gemeente Voorne aan Zee kent rollen en rechten toe op basis van lv3-categorieën”

Op 1 januari 2023 werd de jongste gemeente van Nederland gevormd: Voorne aan Zee, ontstaan uit een fusie tussen Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. De gemeenten waren voorafgaand aan deze fusie genoodzaakt om na te denken op welke wijze en manier zij hun data konden gaan ontsluiten. De kozen voor de e-depot software van DiVault, die al was aangeschaft door het Streekarchief Voorne-Putten. Wat kwam er allemaal bij de migratie kijken? En wat kunnen andere gemeenten van dit project leren?

2 Januari 2023 was een spannende dag, vertelt teammanager Informatiebeheer en Strategisch Informatie-adviseur Peter van den Beemt. “Dat was de eerste dag dat we als nieuwe gemeente gingen werken.” Er ontstond een nieuwe DIV-afdeling (team Informatiebeheer), samengesteld uit medewerkers die elkaar nog niet goed kenden. En er lag een uitdaging op het vlak van archiveren. Er was al besloten dat de duurzaam te bewaren archieven uit de zaaksystemen van de drie gemeenten werden ondergebracht in het e-depot van DiVault, een systeem dat was aangeschaft door het Streekarchief Voorne-Putten en waar ook de gemeente Voorne aan Zee gebruik van kon gaan maken.

Sandra Sip, die was ingehuurd voor het harmoniseren van de drie DIV-afdelingen, had de nodig ervaring op het gebied van archivering in combinatie met het e-depot van DiVault. Zij werd de kartrekker van het archiveringsproject. Een project waar een stevige deadline op zat, want de drie gemeenten hadden de contracten voor hun zaaksystemen opgezegd. Uiterlijk 1 februari 2024 moest de knop om.

Eén systeem, twee doelen

Sip vertelt: “Na de fusie werd het werk voor alle medewerkers een stuk complexer. Want ze moesten in drie zaaksystemen inloggen en bij iedere vraag denken: onder welke voormalige gemeente kan ik de informatie terugvinden? Om het zoeken makkelijker te maken gebruikten we Mylex, als grote zoekmachine.

Omdat de contracten van de zaaksystemen opgezegd waren, was er een keuze: alles eerst overzetten naar Mylex of gelijk naar DiVault, waar uiteindelijk de te bewaren digitale informatie toch naar toe moest. Meerdere keren migreren is niet goed voor de kwaliteit van de data en zonde van alle extra tijd.”

Vandaar de wens om DiVault, dat bij het Streekarchief Voorne-Putten dienstdoet als e-depot, ook in de zetten als pre-depot. Sip: “Het doel van een e-depot is om informatie na de verjaringstermijn op een makkelijk doorzoekbare manier ter beschikking te stellen aan burgers. Maar je kunt de software ook gebruiken om, goed afgeschermd met een rollen- en rechtenstructuur, informatie ter beschikking te stellen aan medewerkers van de gemeente.” Samen met de medewerkers van DiVault zijn alle zaakdossiers uit de drie zaaksystemen overgezet.

Een hele klus, vertelt Sip. “Het gaat om maar liefst 64.000 zaakdossiers, in totaal 328.000 documenten. Die moesten allemaal worden overgezet naar DiVault, en dat in combinatie met een kwaliteitsslag (AVG-proof maken, geen afkortingen etc.). We moesten niet alleen de inrichtingsverschillen vanuit de drie zaaksystemen gelijktrekken, maar ook de foutjes eruit halen. Omdat de contracten met de leveranciers van de oude zaaksystemen afliepen, kreeg het project gelukkig grote prioriteit en kon ik vier medewerkers binnen team IB hier grotendeels voor vrijmaken.”

Rollen en rechten

De grootste uitdaging was het toekennen van rollen en rechten. Sip: “Als fusiegemeente weet je één ding zeker: er gaat de komende jaren nog wel een wijziging komen in het organogram, simpelweg omdat je er gaandeweg achter komt dat het toch handiger is om bepaalde zaken anders in te richten. Is het dan wel handig om het organogram en de functies die daarbij horen als uitgangspunt te nemen voor de rollen- en rechtenstructuur in je e-depot? Of kun je een andere indeling bedenken die niet wijzigt?”

Zo kwam ze uit bij de Iv3-categorieën (wat staat voor Informatie voor derden), die gebruikt worden bij financiën. “Deze taakveldenstructuur is immers op landelijk niveau vastgelegd en wijzigt minimaal”, verklaart Sip.

Een mooi idee, maar het betekende wel dat alle 64.000 zaakdossiers moesten worden omgeturnd naar een Iv3-categorie. Een behoorlijk puzzelwerkje, zegt ze.

“We kregen daarbij gelukkig veel hulp van DiVault, want zij zagen wel dat andere gemeenten van dit werk kunnen profiteren.” Gelukkig zag het Streekarchief ook het belang hiervan in en dacht intensief mee. “Logisch, want zij doen ook het functioneel beheer van het e-depot”, zegt Sip.

Het lukte haar team om vrijwel alle dossiers onder te brengen in de nieuwe structuur. “Uiteindelijk hebben we slechts 42 dossiers waarvan we nu nog even twijfelen hoe we daarvoor de autorisatie gaan inrichten. Die hebben we nu op team IB gezet. Als iemand één van deze dossiers wil opvragen, dan gaat dat via ons en dan beoordelen wij of die persoon daartoe gerechtigd is.”

Jeugddossiers eerst, zaakdossiers daarna

In slechts een half jaar tijd zijn alle dossiers uit de drie zaaksystemen gemigreerd naar DiVault. En tegelijkertijd waren er ook drie pakketten van het team Jeugd aan de beurt. Sip:

“Zij werkten al eerder met een andere applicatie en gebruikten de oude software nog zeer regelmatig om cliëntgerelateerde informatie op te zoeken. Door de fusie en synchronisatie van het applicatielandschap werden de raadpleegrechten van deze applicaties opgezegd. Daarom hebben we in overleg met het team Jeugd een TMLO-mapping gemaakt. Daarbij hebben we vastgesteld welke metadata zij minimaal nodig hebben uit hun oude pakket. Alle data uit de oude applicatie is nu via DiVault toegankelijk gemaakt. Net als bij de zaaksystemen op zo’n manier dat je niet meer hoeft te zoeken op één van de voormalige gemeenten, maar gewoon op kenmerken van een voormalig cliënt- en/of gezinsdossier.”

De medewerkers van team Jeugd hebben zelf meegeholpen met het testen van het systeem. Ze werken er inmiddels al enige maanden mee, tot volle tevredenheid.  

Zelfredzaam

Inmiddels is de gemeente Voorne aan Zee druk bezig met de migratie van alle bestuurs- en commissievergaderingen. Net als bij de andere twee projecten kreeg het team daarbij hulp van de medewerkers van DiVault.

Door deze intensieve kennisoverdracht zijn enkele medewerkers van Voorne aan Zee nu zo goed opgeleid, dat ze samen met het Streekarchief het aandurfden om het volgende project volledig zelfstandig op te pakken. Dat betreft dossiers die betrekking hebben op de Participatiewet. Sip vertelt: “De uitvoering van deze wet werd door twee van de drie voormalige gemeenten uitbesteed. Door de fusie zijn de taken naar Voorne aan Zee gekomen. Daarbij kwamen ook bijna 10.000 cliëntendossiers mee waarvan nog geen beëindiging is vastgelegd. Deze digitale informatie kwam voor de helft uit een DMS en voor de rest uit een zaaksysteem. Dat was wel weer een ander zaaksysteem dan die onze gemeenten gebruikten, met andere inrichtingen en andere metadatamodellen. Maar het is ons gelukt om alles zelfstandig in DiVault te krijgen.”

Gemeentebrede livegang

Het succes van deze projecten gaf veel vertrouwen voor de gemeentebrede livegang van DiVault als archief van het zaaksysteem. “Want bij Jeugd heb je het over een select groepje medewerkers, maar bij het zaaksysteem gaat het om alle 650 medewerkers.” Voor hen heeft Sip een gebruikershandleiding geschreven en minicursus gemaakt.

“Al werkt het systeem zo simpel dat je er eigenlijk zonder uitleg mee overweg kan”, zegt ze. “Als je online een reis kunt boeken bestaande uit vlucht, hotel en huurauto, dan lukt het je zeker om in DiVault iets terug te vinden.”

De gemeente brede livegang van DiVault markeert niet het einde van het project, maar is eigenlijk slechts een begin. “Want er moet nog veel meer data over uit legacy softwarepakketten. Voor 2024 staan er een oud DMS en twee vergunningenapplicaties op de planning. Daarnaast ligt er ook een verzoek voor de BAG-brondocumenten. Die werden voorheen door een gemeenschappelijke regeling gedaan. Nu we een nieuwe organisatie zijn hebben we alle data ontvangen en wil het Streekarchief deze data ook graag veiligstellen in het e-depot. En in 2025 hebben we nog de andere twee DMS-sen en er zal vast nog meer gaan komen”, zegt Sip.

Succesfactoren

Er zijn een paar factoren die hebben bijgedragen aan het succes, meent Van den Beemt. “In de eerste plaats de manier waarop Sandra haar rol als projectleider heeft ingevuld. Ze weet medewerkers te enthousiasmeren.

“Niemand wordt warm van beter archiveren, maar voor het verhogen van je dienstverleningsniveau krijg je mensen wél enthousiast.”

Daarnaast is ze inhoudelijk heel sterk. Ze had een heel goed idee hoe het systeem moest worden ingericht en hoe je ervoor zorgt dat informatie ook in de toekomst goed toegankelijk is. Ze heeft het Streekarchief en het team Informatiebeheer bij alle beslissingen betrokken, zodat die door iedereen gedragen worden.”

Het documenteren van de gemaakte afspraken is daarbij heel belangrijk, benadrukt Sip.

“Je beslist gaandeweg een heleboel. Leg dat goed vast, zodat iedereen begrijpt welke keuzes er waarom zijn gemaakt. Als je dat niet goed documenteert, weet je later niet meer hoe het ook alweer precies zat.”

Een andere succesfactor was de deadlinedruk. Onder druk wordt immers alles vloeibaar. “Het feit dat zes oude systemen werden uitgefaseerd, maakte dat iedereen in de gemeente begreep dat dit prioriteit had. Mensen maken zich dan veel makkelijker vrij”, weet Van den Beemt.

Sip geeft ook een groot compliment aan de testers binnen IB. “We hebben één medewerker die daar ontzettend goed in is. We hebben hem grotendeels voor het testen vrijgemaakt. Door zijn kritische blik en zijn consequente werkwijze heeft hij er veel kleine foutjes ontdekt die consequenties zouden hebben voor de toegankelijkheid. Sommige onderdelen hebben we wel vier keer opnieuw getest voordat we groen licht gaven.”

Tot slot is ze enthousiast over de ondersteuning door DiVault.

“We hoeven maar te appen, bellen of mailen en we krijgen een reactie. Ik denk dat we veel van elkaar hebben geleerd. Zij hebben ons zeer goed op weg geholpen. Toen het project eenmaal liep, hebben wij ook veel van onze archiefkennis kunnen overbrengen op hun dataspecialisten. Het omzetten van de rollen- en rechtenstructuur naar de Iv3-categorieën was voor ons allemaal nieuw. Dat hebben we echt gezamenlijk gedaan: wij, het Streekarchief en DiVault. Ik ben echt trots op de manier waarop we hebben samengewerkt én op het resultaat”, zegt Sip.