Gemeenten IJsselstein en Montfoort ontvlechten zaaksysteem en migreren archief naar DiVault FLEX
Zes jaar lang hadden de gemeenten Montfoort en IJsselstein een samenwerkingsverband, waar in 2019 een einde aan kwam. Beide gemeenten kozen daarna voor ieder een eigen zaaksysteem, terwijl de afgeronde zaakdossiers en de bestuurlijke besluitvorming werden overgebracht naar het predepot DiVault FLEX. Dit had de nodige voeten in aarde. Wat kunnen andere gemeenten van dit project leren?
Van 2013 tot 2019 werkten de gemeenten Montfoort en IJsselstein samen in UW Samenwerking. UW Samenwerking had een eigen afdeling informatiemanagement die voor drie organisaties werkte: de beide gemeenten en de bedrijfsvoeringstak van het samenwerkingsverband. Het zaaksysteem Mozard was één database, maar met een inrichting voor drie organisaties. Ook al was er gebruikgemaakt van aparte zaaktypen per organisatie, de data kon achteraf niet makkelijk worden gescheiden naar de drie organisaties. Ook zat er vrij veel maatwerk in het systeem en waren delen van de inrichting gekopieerd van andere gemeenten, waardoor UW Samenwerking niet goed wist hoe de data werd verwerkt in de database. Achteraf bleek dat er aan de achterkant verschillende tabellen zaten. Sommige onderwerpvelden kwamen in wel vijf of zes verschillende tabellen voor.
Vervuild zaaksysteem
ChingYee Kwok en Natasja van Zaanen zijn allebei adviseur Informatiemanagement. Kwok bij de gemeente IJsselstein; Van Zaanen bij de gemeente Montfoort. Zij waren beide betrokken bij het ontvlechten van de data in Mozard toen de samenwerking tussen de gemeenten werd beëindigd. Toen bleek pas hoe groot de complexiteit was, vertellen ze. “We konden bijvoorbeeld zaken na de wettelijke bewaartermijn niet vernietigen. Die oude zaken vervuilden het zaaksysteem en we voldeden ook niet aan onze wettelijke verplichting. Omdat Mozard een ETL-inleesbestand gebruikte, was het niet mogelijk om koppelingen te maken naar bijvoorbeeld de Basisregistratie Personen of de KVK. Wijzigingen werden een keer per dag doorgegeven en waren niet realtime te raadplegen.” Al met al leidde het tot vervuiling van de database.
Door te kiezen voor DiVault FLEX, konden we met een schone lei beginnen in ons nieuwe zaaksysteem.”
Afgeronde zaken naar pre-depot
Toen UW Samenwerking in 2019 ten einde kwam, besteedden beide gemeenten een eigen zaaksysteem aan. In beide gemeenten gebruikte het streekarchief het e-depot van DiVault. Het was dan ook een logische gedachte om bij de migratie van data uit Mozard de afgeronde zaken te migreren naar het predepot van DiVault, genaamd FLEX. Op deze manier konden beide gemeenten immers met een schone lei in het nieuwe zaaksysteem beginnen.
Begin 2023 werd het contract met DiVault voor het gebruik van FLEX getekend. Omdat de beide gemeenten wisten dat de uitgangssituatie verre van ideaal was, lieten ze een vooronderzoek uitvoeren door DiVault. Toch bleek na de start van het project al snel dat het vooronderzoek weliswaar aan het licht had gebracht wat er in grote lijnen moest gebeuren om data goed te migreren naar het pre-depot, maar ‘the devil is in the detail’. En juist met die details was veel aan de hand, vertellen Kwok en Van Zaanen. “We moesten meerdere tabellen aan elkaar knopen om de juiste informatie naar voren te krijgen. Als iets in zes tabellen staat, moet je zes keer nagaan welke koppeling de juiste is. Dat was ontzettend veel uitzoekwerk.”
Het hielp niet mee dat sommige informatie dan ook nog eens niet op een logische manier was opgeslagen. “We hadden via de documentnaam meegegeven wat voor type document het betrof, bijvoorbeeld een brief, maar vervolgens stond die brief niet altijd in de tabel ‘brieven’ opgeslagen. Het was echt een gepuzzel.”
In het zaaksysteem stonden dossiers die op een onlogische manier waren weggeschreven.
Veel testwerk
Na een valse start kwam er in de loop van 2023 vaart in het project. Er kwam meer structuur en er werden gezamenlijke overlegmomenten gepland waarin concrete afspraken werden gemaakt. Vanwege de complexiteit had DiVault behoorlijk wat herstelwerkzaamheden uit te voeren, met dus ook behoorlijk wat testweken tot gevolg. Achteraf gezien had de communicatie hierover beter gekund, denken beide dames. “Dan weet je wat je kunt verwachten.”
Want de hoeveelheid werk die bij dit project kwam kijken, was meer dan ze hadden verwacht, zeggen ze eerlijk. “De migratie van de vergaderstukken verliep namelijk redelijk soepel omdat die meer structuur hadden in Mozard. Daardoor verwachtten we niet dat we daarna toch weer tegen nieuwe uitdagingen zouden aanlopen.”
De taaiheid zat ‘m in het overbrengen van meer dan 90.000 afgeronde dossiers van een grote diversiteit; dossiers die niet goed waren gemetadateerd en die op een onlogische manier in het zaaksysteem stonden.
Succes
Toch is het de beide gemeenten gelukt om het project tot een goed einde te brengen. Een succes dat zijn vruchten direct al afwerpt, zegt Kwok. “Hoewel het om afgeronde dossiers gaat die je niet dagelijks meer raadpleegt, komt het toch best regelmatig voor dat je nog iets moet terugzoeken, bijvoorbeeld in het kader van WOO-verzoeken. Op het moment dat een gemeenteambtenaar zo’n verzoek krijgt, komt diegene bij ons met de vraag of hij toegang kan krijgen tot de afgeronde dossiers. Hij/zij krijgt dan een korte instructie hoe DiVault FLEX werkt en kan daarna zelf aan de slag. Omdat het systeem zo gebruiksvriendelijk is, redt iedereen zichzelf eigenlijk altijd wel. Het is nu heel makkelijk geworden om zaken terug te zoeken. Door de verbeterslag, de metadata die zijn aangebracht en omdat alles nu in de goede velden staat conform TMLO/MDTO, vind je nu heel snel de informatie die je nodig hebt. Dat was voorheen echt wel anders.”
Ook in Montfoort verloopt alles nu naar wens, zegt Van Zaanen. “Ik krijg eigenlijk geen vragen van gebruikers, waar ik uit afleid dat het systeem zo gebruiksvriendelijk is dat iedereen zelf zijn weg kan vinden. Dat was ook ons uitgangspunt en het is mooi dat dat is gelukt.”
Helemaal afgerond is het project nog niet. Beide gemeenten hebben nog een aantal zaken waar niet de juiste archieftermijn aan is toegekend. Om het project te kunnen afronden is op een gegeven moment besloten om die zaken gewoon over te zetten naar DiVault en pas later de datakwaliteit op orde te maken. Die zaken hebben wel een code meegekregen waarmee ze makkelijk te vinden zijn. Want zoeken naar spelden in hooibergen, dat hebben de beide gemeentes lang genoeg gedaan.
De lessen van gemeenten Montfoort en IJsselstein
Welke lessen willen de gemeenten Montfoort en IJsselstein meegeven aan andere gemeenten die migreren naar een nieuw zaaksysteem en dit moment aangrijpen om afgeronde zaken over te brengen naar een predepot?
Les 1: monitor of iedereen de juiste metadata gebruikt
Zorg allereerst dat je metadata goed zijn. Je maakt aan het begin altijd heldere afspraken met elkaar, maar in de loop van de tijd verwateren die. Gebruikers van zaaksystemen vinden het gewoon geen interessant onderwerp. Zorg daarom dat je continu monitort of iedereen de juiste metadata gebruikt en dat je bijstuurt. Want je kunt het gebruikers niet kwalijk nemen dat ze het laten versloffen als ze het belang van de juiste metadata niet kennen en als ze niet weten hoeveel werk het is om dit achteraf recht te breien. Neem mensen hierin mee.
Les 2: doe vooronderzoek voordat je migreert
Doe altijd een vooronderzoek. Het helpt je om niet alleen de omvang van het project in te schatten, maar ook je visie op de informatiehuishouding en het doel van een predepot nog verder aan te scherpen. Ook verhoog je met zo’n vooronderzoek het bewustzijn over werken volgens de TMLO/MTDO-standaard. Het is goed dat alle betrokkenen bij aanvang van het project snappen wat het betekent om volgens die standaard te gaan werken en wat erbij komt kijken om data over te zetten.
Les 3: Definieer een duidelijke projectscope
Maak met de leverancier heldere afspraken over hoe je omgaat met onverwachte zaken en wat allemaal wel en niet binnen de initiële opdracht valt. Bij dit project kwam er veel meer werk naar voren, waardoor de tijdsplanning niet werd gehaald. Van Zaanen: “Asl we direct hadden afgebakend wat er binnen de scope van het project valt en wat meerwerk is, zouden de wederzijdse verwachtingen helder zijn geweest.” In dit geval hebben zowel de beide gemeenten als DiVault onderschat hoe complex het was. Als daar direct de projectplanning en afspraken op waren aangepast, dan waren de verwachtingen over en weer helder geweest. Wat niet wegneemt dat het project ook in dat geval lang zou hebben geduurd.
Les 4: Onderschat de complexiteit niet
De lessen van gemeenten Montfoort en IJsselstein
Welke lessen willen de gemeenten Montfoort en IJsselstein meegeven aan andere gemeenten die migreren naar een nieuw zaaksysteem en dit moment aangrijpen om afgeronde zaken over te brengen naar een predepot?
Les 1: monitor of iedereen de juiste metadata gebruikt
Zorg allereerst dat je metadata goed zijn. Je maakt aan het begin altijd heldere afspraken met elkaar, maar in de loop van de tijd verwateren die. Gebruikers van zaaksystemen vinden het gewoon geen interessant onderwerp. Zorg daarom dat je continu monitort of iedereen de juiste metadata gebruikt en dat je bijstuurt. Want je kunt het gebruikers niet kwalijk nemen dat ze het laten versloffen als ze het belang van de juiste metadata niet kennen en als ze niet weten hoeveel werk het is om dit achteraf recht te breien. Neem mensen hierin mee.
Les 2: doe vooronderzoek voordat je migreert
Doe altijd een vooronderzoek. Het helpt je om niet alleen de omvang van het project in te schatten, maar ook je visie op de informatiehuishouding en het doel van een predepot nog verder aan te scherpen. Ook verhoog je met zo’n vooronderzoek het bewustzijn over werken volgens de TMLO/MTDO-standaard. Het is goed dat alle betrokkenen bij aanvang van het project snappen wat het betekent om volgens die standaard te gaan werken en wat erbij komt kijken om data over te zetten.
Les 3: Definieer een duidelijke projectscope
Maak met de leverancier heldere afspraken over hoe je omgaat met onverwachte zaken en wat allemaal wel en niet binnen de initiële opdracht valt. Bij dit project kwam er veel meer werk naar voren, waardoor de tijdsplanning niet werd gehaald. Van Zaanen: “Asl we direct hadden afgebakend wat er binnen de scope van het project valt en wat meerwerk is, zouden de wederzijdse verwachtingen helder zijn geweest.” In dit geval hebben zowel de beide gemeenten als DiVault onderschat hoe complex het was. Als daar direct de projectplanning en afspraken op waren aangepast, dan waren de verwachtingen over en weer helder geweest. Wat niet wegneemt dat het project ook in dat geval lang zou hebben geduurd.
Les 4: Onderschat de complexiteit niet
Daarom een laatste tip: Onderschat de complexiteit niet, zeker als je met meerdere organisaties in één database werkt en als het zaaksysteem ook nog eens veel maatwerk bevat en er veel vervuiling in je database zit.
Daarom een laatste tip: Onderschat de complexiteit niet, zeker als je met meerdere organisaties in één database werkt en als het zaaksysteem ook nog eens veel maatwerk bevat en er veel vervuiling in je database zit.
