Op basis van de Open Archival Information System (OAIS) architectuur hebben wij een robuust e-depot/pre-depot platform gerealiseerd dat voldoet aan alle richtlijnen van de Archiefwet en Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3). De klantinformatie wordt op twee fysiek gescheiden locaties elk twee keer (vier totaal) opgeslagen. De data voldoet aan de metadatastandaarden TMLO/MDTO en is hiermee softwareonafhankelijk en toekomstvast veiliggesteld. Het platform is zowel in te zetten als e-depot (overgebrachte informatie) conform de Archiefwet en als pre-depot (niet overgebrachte informatie en uitplaatsing) conform Woo/Wob. Zowel zelfstandig als in combinatie.
De basis van alle DiVault oplossingen. DiVault CORE, ontwikkeld op basis van de OAIS architectuur, voldoet aan de richtlijnen van de Archiefwet en is ontwikkeld voor het duurzaam bewaren voor overgebrachte informatie. Informatie wordt integer & authentiek bewaard en ontsloten via een uitgebreid zoekportaal. Functies zoals RBAC-autorisatie, incidentele vernietiging en de publicatie module het Publiek Portaal Pro maakt het modulair, robuust en schaalbaar.
DiVault FLEX (voorheen DiVault Pre-depot) is de plek om “(nog) niet overgebrachte” informatie te bewaren en beschikbaar te stellen via een uitgebreid zoekportaal (intern) of het WOO-portaal (publiek). Om daarna eventueel over te brengen naar DiVault CORE of een ander e-depot. De functionaliteiten van DiVault FLEX zijn: metadatabeheer, vernietiging, autorisatie en raadpleging plus eventuele overbrenging. In DiVault FLEX wordt informatie systeemonafhankelijk, opgeschoond, gestandaardiseerd (TMLO/MDTO), veilig, duurzaam en gecontroleerd en maakt het een belangrijk instrument voor uw “Grip op Informatie”.
Er zijn aanvullende modules beschikbaar voor het publiceren van overgebrachte informatie, het opnemen en beschikbaar stellen van videotulen/raadsvergaderingen en bestemmingsplannen. Met bijvoorbeeld het nieuwe DiVault WOO portaal kan efficiënt en conform KOOP gepubliceerd kan worden. Dit nieuwe portaal is in samenwerking met zowel klanten als het referentietraject KOOP van de VNG ontwikkelt.
DiVault CORE is een robuust en gebruikersvriendelijk duurzaam digitaal archief voor digitale archiefinformatie. DiVault CORE is volledig in Nederland ontwikkeld op basis van de Open Archival Information System (OAIS) architectuur, is modulair, schaalbaar, gebruikersvriendelijk, robuust (integer) en veilig. Daarmee kunnen wij goed inspelen op zowel ontwikkelingen aan de vraagkant (bijv. nieuwe wetgeving, andere datamodellen) als technische ontwikkelingen (groei, performance, nieuwe hard- en software). Met behulp van enterprise search-technieken is informatie eenvoudig en goed toegankelijk voor zowel ambtenaar als burger. Het Publiek portaal maakt informatie vanuit DiVault CORE beschikbaar voor de burger met inachtneming van de AVG-richtlijnen en het auteursrecht.
DiVault FLEX (voorheen DiVault pre-depot) voldoet aan dezelfde technische functionaliteiten als DiVault CORE, echter is het verder toegespitst op de eisen die gesteld worden aan (nog) niet overgebrachte en/of te vernietigen informatie. Zo bevat het een archiefwaardig vernietigingsproces en uitgebreide mogelijkheden om informatie te verrijken en te beheren. Daarbij valt DiVault FLEX onder de Wob/Woo- verplichtingen en bevat dan ook de specifieke autorisatiefunctionaliteiten (conform RGBZ). Met het interne overbrengingsproces is het mogelijk informatie vanuit DiVault FLEX geautomatiseerd over te brengen naar DiVault CORE. Het is voor de archivaris mogelijk de inspecties binnen het systeem uit te voeren. DiVault FLEX is ook zelfstandig inzetbaar en overdracht naar andere e-depots is mogelijk. Met de nieuwe WOO-oplossing van Divault, ontwikkeld in samenwerking met een aantal klanten, kunnen organisaties niet alleen voldoen aan wettelijke vereisten voor publicatie, maar ook de relatie met burgers verbeteren door middel van transparantie en efficiëntie.
DiVault CORE en DiVault FLEX zijn complete voorzieningen. DiVault biedt haar klanten de mogelijkheid om bovenop deze standaardvoorzieningen een aantal modules aan te schaffen die extra functionaliteit bieden. Onder andere het WOO portaal. Dit portaal biedt klanten de mogelijkheid om vanuit DiVault FLEX volgens de WOO actief te publiceren. Hiermee kan de organisatie aan haar WOO- verplichtingen voldoen en wordt de gepubliceerde informatie tevens duurzaam bewaard en beheerd. Het WOO-portaal zorgt tevens voor een koppeling met de WOO-index van KOOP en kan worden opgenomen in de eigen webomgeving.
De module Publiek Portaal Pro ontsluit overgebrachte informatie naar de burger met inachtneming van de AVG en auteursrecht. Informatie die voorheen alleen beschikbaar werd gesteld via de studiezaal is nu online opvraagbaar. Daardoor is het niet per se noodzakelijk om informatie vooraf te anonimiseren. De praktijk leert nu al dat deze module tot aanzienlijke verbetering heeft gezorgd van de dienstverlening van een gemeente via het KCC/Archief en een besparing op personeelskosten. Lees hieronder meer over onze klantcase met Gemeente Breda.
DiVault biedt de mogelijkheid om samengestelde bestanden zoals videotulen/ raadsvergaderingen gestandaardiseerd (TMLO/ORI) op te nemen in zowel DiVault CORE als DiVault FLEX. Ook worden beeld/geluid, agendapunten, sprekers en bijbehorende stukken toegankelijk gemaakt waarbij in de regel dezelfde toegangs- en zoekfunctionaliteiten geboden worden als het bronsysteem We hebben inmiddels ervaring met het archiveren en ontsluiten van een aantal applicaties zoals GemeenteOplossingen, Notubiz, Parleaus, CompanyWebcast en iBABS.
Hoe archiveert u uw oude bestemmingsplannen? Met de komst van het Digitaal Stelsel Omgevingswet dienen (decentrale) overheden zorg te dragen voor een goede archivering van al hun bestemmingsplannen. DiVault heeft een module ontwikkeld waarin IMRO-bestanden eenvoudig kunnen worden opgenomen, duurzaam kunnen worden bewaard en beheerd maar ook beschikbaar worden gesteld. Hiervoor is een koppeling met het Omgevingsloket: Regels op de Kaart.
