Videotulen & Bestuurlijke Besluitvorming duurzaam archiveren en toegangelijk maken

Nieuws

Digitale besluitvorming en raadsinformatie vormen het fundament van transparant bestuur. Raadsvergaderingen, videotulen en besluitenlijsten vallen volgens de Selectielijst gemeenten 2020 onder de blijvend te bewaren archiefstukken. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt niet bij leveranciers van vergaderapplicaties, maar bij gemeenten zelf.

Met de DiVault Module Videotulen en Raadsvergaderingen houden gemeenten de regie: één centrale plek voor duurzaam digitaal te archiveren en toegankelijk maken van bestuurlijke besluitvorming. Daar waar de informatie gevormd wordt.

DiVault onderscheidt zich door haar volledige Nederlandse aanpak, waarbij uitsluitend gebruik gemaakt wordt van nationale standaarden zoals TMLO, MDTO en ORI. Videotulen en raadsinformatie wordt hiermee systeemonafhankelijk duurzaam bewaard en toegankelijk gehouden voor de toekomst.

Daarnaast beschikken wij over een eigen team van data specialisten die klanten ondersteunen bij het organiseren en verduurzamen van digitale informatie uit diverse (legacy) bronsystemen.

DiVault Module Videotulen en Raadsvergaderingen

De module integreert met applicaties zoals iBabs, CompanyWebcast, NotuBiz, Parleaus en GemeenteOplossingen. Zowel historische data als live koppelingen worden veilig en duurzaam opgeslagen in het DiVault FLEX pre-depot als centrale informatiebewaarplaats voor overbrenging. Of direct naar het DiVault CORE e-depot voor definitieve archivering/overbrenging, afhankelijk van geldende termijnen.

Belangrijkste voordelen:

• Volledig ISO27001 en ISO9001 gecertificeerd

• Conform Archiefwet & DUTO: opslag en beheer volgens wettelijke richtlijnen.

• Onafhankelijkheid van leveranciers

• Opslag en ontwikkeling vindt plaats op Nederlands grondgebied

• Ook archivering van bijvoorbeeld bouwdossiers, ruimtelijke plannen, webpagina’s, etc.

Bestuurlijke besluitvorming (BBV) duurzaam, centraal en veilig in een platform

Niet alleen vergaderbeelden, maar ook besluitenlijsten, voorstellen en stemmingen worden centraal opgeslagen. Door toepassing van gestandaardiseerde metadata (TMLO/ORI) zijn besluiten uniform toegankelijk en klaar voor Woo-publicatie. Daarmee wordt de integriteit en transparantie van bestuurlijke besluitvorming blijvend geborgd.

Functionaliteiten van de DiVault Module Videotulen & Bestuurlijke Besluitvorming

Vergaderingsoverzicht
Zoek en filter op datum, agendapunt, spreker of stuk.

Videotulen & tijdlijn
Beeld en geluid gekoppeld aan agendapunten en sprekers, eenvoudig doorzoekbaar.

Bestuurlijke besluitvorming
Vastleggen van besluiten, stemmingen en uitslagen met visuele grafieken.

Besluitdetails
Resultaten (aangenomen/afgewezen) met toelichting en verantwoordelijke sprekers.

Bijlagenbeheer
Voorstellen, nota’s en rapportages gekoppeld aan vergaderpunten en besluiten.

Ingekomen stukken
Brieven en externe documenten centraal opnemen en koppelen aan vergaderingen.

Woo-publicatie
Met de DiVault Woo module directe aansluiting op ORI voor transparantie naar burgers.

DIENSTVERLENING

Data analyse, opschoning en migratie  vergaderapplicaties

Veel gemeenten gebruiken nog systemen die niet zijn ingericht voor duurzame archivering. DiVault biedt daarom met haar specialisten op het gebied van data consultancy en engineering  ondersteuning bij

• Migratie van historische vergaderingen en videotulen uit oude applicaties.
• Opschoning en structurering volgens selectielijsten.
• Verrijking met metadata (TMLO/ORI) voor duurzame toegankelijkheid.

Naast de module Videotulen en migratieprojecten ondersteunt DiVault met:

• Consultancy & projectbegeleiding: inrichting van pre-depot en e-depot.
• Integraties: koppelingen met zaaksystemen en vakapplicaties.
• Beheer & continuïteit: geborgd via Stichting Digitale Duurzaamheid.

Voor gemeenten en andere overheden die zoeken naar duurzame, transparante en toekomstbestendige informatiebewaarplaats inclusief dienstverlening , is DiVault daarmee een sterke keuze – met een duidelijke meerwaarde.

Resultaat:

Lagere kosten, betere informatiekwaliteit, meer transparantie en volledige controle op uw informatie.

Meer willen weten? Neem contact met ons op!