Legacy Applicatie Lotus Notes succesvol overgebracht naar het DiVault Core van Streekarchief Voorne Putten (SAVP)
Het DiVault datateam heeft de Gemeente Voorne aan Zee ondersteund bij het veiligstellen en migreren van digitale informatie, vergaderingen, uit haar Lotus Notes omgeving. Dit project is onderdeel van een groter project; het uitfaseren van legacy applicaties naar aanleiding van een gemeentelijke herindeling.
Voor het project is een gezamenlijke uitgevoerde pilot voorafgegaan, waarbij werd geconcludeerd dat de Lotus Notes omgeving succesvol gemigreerd kon worden naar een duurzaam toegankelijk formaat, waarna het opgenomen kon worden in de DiVault CORE (e-depot) omgeving.
De migratie van Lotus Notes naar een duurzaam archiefsysteem is een complex traject. Lotus Notes maakt gebruik van een eigen datastructuur en bevatmaatwerkapplicaties en scripts, die diep geïntegreerd zijn in werkprocessen van de organisatie. Daarnaast is documentatie verouderd of ontbreekt wat de uitdaging vergroot. DiVault heeft de export gereedgemaakt voor import in het pre-depot. Alle opschoningsklussen op de informatie is uitgevoerd door de medewerkers van Informatiebeheer van de gemeente Voorne aan Zee. Daar waar het nodig was heeft DiVault ondersteund, met raad en daad, het opnieuw inrichten van de structuur zodat de informatie zodat de informatie duurzaam toegankelijk is
Boukje Wolters, Adviseur digitale archieven, functioneel beheer en e-depot Streekarchief Voorne Putten “De samenwerking met DiVault heeft geleid tot een zorgvuldig uitgevoerde migratie van deze Lotus Notes omgeving. Mede dankzij hun expertise en nauwkeurige aanpak is de digitale informatie veiliggesteld en duurzaam toegankelijk gemaakt in het e-depot van het Streekarchief.”
Hans Mannaert, CEO van DiVault:
Het veiligstellen van essentiële overheidsinformatie vereist meer dan alleen technische migratie; het vraagt om een strategische benadering waarbij data, veelal in samenwerking met de informatie-eigenaar, wordt opgeschoond, verduurzaamd en toegankelijk gemaakt. Bij DiVault combineren we technologie en inhoudelijke kennis over digitale duurzaamheid, waarbij we organisaties ondersteunen bij het selecteren en verduurzamen van hun waardevolle informatie en het optimaliseren van de toegankelijkheid en bruikbaarheid van dezelfde informatie.
Streekarchief Voorne Putten en Gemeente Voorne aan Zee , bedankt voor deze opdracht en de samenwerking!