DiVault verbetert overdracht van pre-depot en naar e-depot

Nieuws

Tot nu toe moeten partijen die informatie wilden archiveren eerst een export maken in precies de juiste vorm. Die export wordt vervolgens fysiek op een USB-stick of andere informatiedrager gezet en aangeleverd bij de archiefdienst. Als de archiefdienst een fout ontdekt, begint het hele proces weer van voor af aan, met wederom een fysieke export van digitale data.

Overbrengingsruimte als digitaal ‘voorportaal’

Aan deze omslachtigheid maakt DiVault een eind. De software maakt het nu mogelijk dat gebruikers reeds opgenomen documenten in het pre-depot (waar tijdelijk te bewaren informatie in staat) volledig digitaal kunnen aanbieden aan het e-depot (voor duurzaam te bewaren informatie). Fysiek datatransport is niet langer nodig.

Om dit mogelijk te maken heeft DiVault een overbrengingsruimte ontwikkeld: een digitaal ‘voorportaal’ van het e-depot waar de archiefdienst kan controleren of de informatie op de juiste manier is aangeleverd en advies kan uitbrengen aan de archiefvormer. De archiefvormer kan vervolgens in dit overbrengingsportaal de noodzakelijke wijzigingen aanbrengen. Als alle informatie op de juiste manier in de overbrengingsruimte staat, kan de archiefvormende partij de overbrengingslijsten opstellen en toevoegen aan akte van overbrenging. Als dit juridische proces is afgerond, wordt de informatie in het e-depot geplaatst.

Hogere efficiency, kortere doorlooptijd

Dit levert aanzienlijke efficiencyverbeteringen op voor zowel de archiefvormer als archiefbeheerder en verkort de doorlooptijd. Bovendien worden securityrisico’s die verbonden zijn aan dataoverdracht per USB uitgesloten.