Diensten

Het inrichten en aansluiten op een duurzaam digitaal depot (E-depot) kan op meerdere manieren worden ingevuld. Veel hangt samen hoe de klant het E-depot wil gebruiken en hoe het informatie landschap is ingericht. Het succes van een goed werkend E-depot wordt vooral bepaald door de extra toegevoegde waarde (naast wetgeving) dat het depot biedt aan burger en ambtenaar (medewerker). Om dat optimaal vorm te geven is veel specialistische kennis en ervaring voor nodig. DiVault biedt niet alleen een volledige E-depot dienst maar begeleidt ook het gehele inrichtings- en aansluitingproces.

Hier is schematisch weergegeven hoe wij u stapsgewijs kunnen ondersteunen bij het implementeren van een Digitaal Archief.

Maak nu een afspraak

U kunt kosteloos een informatie- en adviesgesprek met één van onze consultants aanvragen. In dit vrijblijvende gesprek kunnen wij, specifiek voor uw omgeving, duidelijk maken wat de beste aanpak is en wat de beste mogelijkheden zijn om aan te sluiten op een digitaal duurzaam depot.

TMLO Workshop

Het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO) is inmiddels de standaard binnen de lokale overheid in Nederland als het gaat om metadata voor duurzaam archiveren van digitale informatie. Sinds kort heeft ook het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) deze standaard omarmd en opgenomen in hun leverancierscatalogus. 

TMLO is een goed vertrekpunt voor het opzetten van een E-depot dienst binnen uw gemeente of erfgoedinstelling.

  • Waar komt TMLO vandaan en hoe is het opgebouwd?
  • Welke velden zijn verplicht en welke optioneel?
  • Hoe verhoudt TMLO zich ten opzichte van mijn huidige DMS/Zaaksysteemoplossing?
  • Hoe kan TMLO toegepast worden in de informatie strategie voor de korte en lange termijn?
  • Wat zijn de ontwikkelingen van TMLO?
  • TMLO en/of TopX, wat is de standaard?

Allemaal vragen waarvoor inzage noodzakelijk is voordat er echt aan de slag kan worden gegaan.

DiVault heeft veel ervaring met het werken met gebruik van TMLO en voor al onze klanten geimplementeerd. Deze ervaring gebruiken wij om nieuwe klanten in een korte en praktische workshop van 4 uur, kennis te laten maken met TMLO.

DiVault biedt de mogelijkheid om na de workshop, na het mappen van de metadata en het maken van een export, direct een koppeling te maken met het DiVault E-depot.

Implementeren E-depot

Het inrichten van een digitaal archief (E-depot) is een complexe aangelegenheid. Het volstaat niet om slechts een technische koppeling te maken met een E-depot voorziening. Ook zullen de beheerorganisatie en de processen geanalyseerd en aangepast moeten worden om digitale duurzaamheid in te regelen.

DiVault ondersteunt organisaties zowel op het gebied van het technisch laten aansluiten van de huidige informatiestromen op het E-depot als het inrichten van de beheerorganisatie. 

DiVault heeft twee programma's ontwikkeld waarin wij volgens een van te voren opgesteld plan van aanpak (Prince2) projectmatig alle aspecten van het E-depot in samenwerking met de klant/archiefinstelling behandelen.

Fast-track programma

fastrack

Voor die organisaties die snel en efficient willen aansluiten op het E-depot, waarmee zij al kunnen voldoen aan de KPI's en de Archiefwet, heeft DiVault het "fast-track" programma ontwikkeld. Binnen 5 stappen en veelal binnen 10 dagen, kan deze voorziening worden gerealiseerd. De fast-track wordt gestart met een TMLO workshop. Zodra de E-depot voorziening is gerealiseerd kunnen, vanuit de praktijk, alsnog de overige aandachtspunten worden uitgewerkt. Het fasttrack programma, inclusief een proefperiode voor het gebruik van het E-depot van twee jaar, wordt tegen een vast bedrag aangeboden. Op deze manier kunnen gebruikers snel en efficient ervaring opdoen met het E-depot.

Meerdere klanten hebben inmiddels met succes gebruik gemaakt van dit verkorte programma.

Full-track programma

Fulltrack3

Dit is de meest uitgebreide vorm waarin alle onderwerpen uitgebreid worden besproken en uitgewerkt voor de specifieke situatie van desbetreffende gemeente/waterschap of erfgoedinstelling.

Het fulltrack programma is een intensief en uitgebried project waarbij de Prince2 methodiek wordt gebruikt. Het succes ligt niet alleen dat alle onderwerpen aan de orde komen die betrekking hebben op het E-depot, maar ook dat het traject met alle betrokkenen binnen de organisatie(s) die het E-depot gaan gebruiken, wordt uitgevoerd. Zowel de archiefbeheerders, archivaris(sen) als de archiefvormers. Dit zorgt voor een breed draagvlak binnen de organisaties en optimaal gebruik van het E-depot.

Inrichten beheerorganisatie

Het beheren van een duurzaam digitaal depot is anders dan een analoog archief. Een E-depot is meer dan alleen het opslaan van te bewaren digitale informatie.

DiVault ondersteunt organisaties bij het inrichten van de beheerprocessen en organisatie. De kennis die DiVault heeft om te kunnen voldoen aan Eisen Digitaal Duurzaam Depot (ED3) en ISO27001 zijn hierbij zeer bruikbaar.

Als leidraad wordt gebruik gemaakt van de volgende richtlijnen: ISO27001 (beveiliging), ED3 en CTS (CoreTrustSeal).

 

Informatie over cookies

Cookies are short reports that are sent and stored on the hard drive of the user's computer through your browser when it connects to a web. Cookies can be used to collect and store user data while connected to provide you the requested services and sometimes tend not to keep. Cookies can be themselves or others.

There are several types of cookies:

  • Technical cookies that facilitate user navigation and use of the various options or services offered by the web as identify the session, allow access to certain areas, facilitate orders, purchases, filling out forms, registration, security, facilitating functionalities (videos, social networks, etc..).
  • Customization cookies that allow users to access services according to their preferences (language, browser, configuration, etc..).
  • Analytical cookies which allow anonymous analysis of the behavior of web users and allow to measure user activity and develop navigation profiles in order to improve the websites.

So when you access our website, in compliance with Article 22 of Law 34/2002 of the Information Society Services, in the analytical cookies treatment, we have requested your consent to their use. All of this is to improve our services. We use Google Analytics to collect anonymous statistical information such as the number of visitors to our site. Cookies added by Google Analytics are governed by the privacy policies of Google Analytics. If you want you can disable cookies from Google Analytics.

However, please note that you can enable or disable cookies by following the instructions of your browser.

© 2019 DiVault / Radstaak Media Support