Diensten
Het inrichten en aansluiten op een duurzaam digitaal depot (E-depot) kan op meerdere manieren worden ingevuld. Veel hangt samen hoe de klant het E-depot wil gebruiken en hoe het informatie landschap is ingericht. Het succes van een goed werkend E-depot wordt vooral bepaald door de extra toegevoegde waarde (naast wetgeving) dat het depot biedt aan burger en ambtenaar (medewerker). Om dat optimaal vorm te geven is veel specialistische kennis en ervaring voor nodig. DiVault biedt niet alleen een volledige E-depot dienst maar begeleidt ook het gehele inrichtings- en aansluitingproces.
TMLO Workshop
Het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO) is inmiddels de standaard binnen de lokale overheid in Nederland als het gaat om metadata voor duurzaam archiveren van digitale informatie. Sinds kort heeft ook het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) deze standaard omarmd en opgenomen in hun leverancierscatalogus.
TMLO is een goed vertrekpunt voor het opzetten van een E-depot dienst binnen uw gemeente of erfgoedinstelling.
- Waar komt TMLO vandaan en hoe is het opgebouwd?
- Welke velden zijn verplicht en welke optioneel?
- Hoe verhoudt TMLO zich ten opzichte van mijn huidige DMS/Zaaksysteemoplossing?
- Hoe kan TMLO toegepast worden in de informatie strategie voor de korte en lange termijn?
Allemaal vragen waarvoor inzage noodzakelijk is voordat er echt aan de slag kan worden gegaan.
DiVault heeft veel ervaring met het werken met gebruik van TMLO en voor al onze klanten geimplementeerd. Deze ervaring gebruiken wij om nieuwe klanten in een korte en praktische workshop van 4 uur, kennis te laten maken met TMLO.
DiVault biedt de mogelijkheid om na de workshop, na het mappen van de metadata en het maken van een export, direct een koppeling te maken met het DiVault E-depot.
Implementeren E-depot
Het inrichten van een digitaal archief (E-depot) is een complexe aangelegenheid. Het volstaat niet om slechts een technische koppeling te maken met een E-depot voorziening. Ook zullen de beheerorganisatie en de processen geanalyseerd en aangepast moeten worden om digitale duurzaamheid in te regelen.
DiVault ondersteunt organisaties zowel op het gebied van het technisch laten aansluiten van de huidige informatiestromen op het E-depot als het inrichten van de beheerorganisatie.
DiVault heeft twee programma's ontwikkeld waarin wij volgens een van te voren opgesteld plan van aanpak (Prince2) projectmatig alle aspecten van het E-depot in samenwerking met de klant/archiefinstelling behandelen.
Voor die organisaties die snel en efficient willen aansluiten op het E-depot, waarmee zij al kunnen voldoen aan de KPI's en de Archiefwet, heeft DiVault het "fast-track" programma ontwikkeld. Binnen 5 stappen en veelal binnen 10 dagen, kan deze voorziening worden gerealiseerd. De fast-track wordt gestart met een TMLO workshop. Zodra de E-depot voorziening is gerealiseerd kunnen, vanuit de praktijk, alsnog de overige aandachtspunten worden uitgewerkt. Het fasttrack programma, inclusief een proefperiode voor het gebruik van het E-depot van twee jaar, wordt tegen een vast bedrag aangeboden. Op deze manier kunnen gebruikers snel en efficient ervaring opdoen met het E-depot.
Meerdere klanten hebben inmiddels met succes gebruik gemaakt van dit verkorte programma.
Dit is de meest uitgebreide vorm waarin alle onderwerpen uitgebreid worden besproken en uitgewerkt voor de specifieke situatie van desbetreffende gemeente/waterschap of erfgoedinstelling.
Het fulltrack programma is een intensief en uitgebried project waarbij de Prince2 methodiek wordt gebruikt. Het succes ligt niet alleen dat alle onderwerpen aan de orde komen die betrekking hebben op het E-depot, maar ook dat het traject met alle betrokkenen binnen de organisatie(s) die het E-depot gaan gebruiken, wordt uitgevoerd. Zowel de archiefbeheerders, archivaris(sen) als de archiefvormers. Dit zorgt voor een breed draagvlak binnen de organisaties en optimaal gebruik van het E-depot.
Inrichten beheerorganisatie
Het beheren van een duurzaam digitaal depot is anders dan een analoog archief. Een E-depot is meer dan alleen het opslaan van te bewaren digitale informatie.
DiVault ondersteunt organisaties (indien gewenst) bij het inrichten van de beheerprocessen en organisatie. De kennis die DiVault heeft om te kunnen voldoen aan CTS en ISO27001 zijn hierbij zeer bruikbaar.
Als leidraad wordt gebruik gemaakt van de volgened richtlijnen: ISO27001 (beveiliging), ED3 (Eisen Digitaal Duurzaam Depot en CTS (CoreTrustSeal).
