Waterschap Zuiderzeeland bouwt digitaal archief met DiVault FLEX pre-depot
Waterschap Zuiderzeeland bouwt digitaal archief met DiVault FLEX pre-depot
Wie in de toekomst ten volle wil profiteren van de digitale transformatie en alle mogelijkheden die AI biedt, doet er goed aan om nu te investeren in een digitaal archief. Want AI-modellen train je onder andere met historische data. Het waterschap Zuiderzeeland bouwt aan zo’n archief en brengt de data onder in DiVault FLEX.
Het werkgebied van het waterschap Zuiderzeeland is de bodem van de vroegere Zuiderzee. Dit beslaat naast Flevoland ook een stukje van Friesland en Overijssel. In dit gebied beheert het waterschap de dijken, watergangen, gemalen en waterzuiveringen. Op die manier houden de inwoners droge voeten en is er altijd voldoende drinkwater.
Vanwege de vele technische installaties kunnen waterschappen veel profijt hebben van de digitale transformatie. Denk aan het op afstand besturen van gemalen of sluizen of dijkinspecties met drones. Maar ook in de kantooromgeving valt veel winst te halen met een digitale transformatie, bijvoorbeeld met de inzet van generatieve AI voor het schrijven van teksten.
Dit betekent wel dat de ICT-omgeving op orde moet zijn. En dat was niet het geval toen Jan Boeije in 2019 door waterschap Zuiderzeeland als ZZP-er werd aangetrokken om richting te geven aan de informatiestrategie. Zijn opdracht: het ontwikkelen van een visie op informatievoorziening en het inrichten van een weerbare en wendbare I&A-organisatie; mensen, processen en systemen.
Informatievoorziening verbeteren
Boeije gebruikte de WILMA-referentiearchitectuur (een afgeleide van NORA specifiek voor waterschappen) om een schets te maken van hoe de nieuwe I&A-omgeving eruit zou moeten zien. “Ons bestuur zag de transitie wel zitten”, zegt Boeije. Hij adviseerde het bestuur ook om die klus zelf ter hand te nemen en niet volledig uit te besteden aan externe partijen. Daarvoor is een eigen, sterke I&A-afdeling nodig om de omgeving te bouwen en beheren. Ook in dat advies ging het bestuur mee. Dat was voor Boeije genoeg aanleiding om in dienst te treden als CIO en afdelingsmanager Dienstverlening & Informatie. “We konden starten met een blanco canvas en konden zowel de organisatie als het systeemlandschap van scratch af aan opnieuw neerzetten.”
Een mooie en complexe klus. Want starten met een blanco canvas is wel wat anders dan een greenfield. “Je hebt te maken met een bestaande omgeving die je langzaam moet uitfaseren en moet migreren naar een nieuwe”, vertelt hij.
Applicatierationalisatie
Zo’n digitale transformatie wordt alleen een succes als de omgeving overzichtelijk is, zodat je grip houdt op het veranderproces. Daarom zet Boeije in op applicatierationalisatie. Boeije: “Mijn visie is dat ons waterschap 80 procent van de doorontwikkeling van de IT-omgeving zelf kan doen, zonder inzet van externe partijen. Dat kan alleen als je standaardiseert op een aantal platformen, zodat medewerkers kennis van die platformen kunnen opbouwen.”
Voor de kantoorautomatisering is de keus gevallen op onder andere Microsoft. Om die reden werd Verseon uitgefaseerd en vervangen door SharePoint. Boeije: “SharePoint is een prachtige applicatie, maar beschikt niet over alle functionaliteiten die nodig zijn voor een digitaal archief. Voor een digitaal archief heb je ook metadata nodig en uitwisselstandaarden. Daar is SharePoint niet sterk in.”
Selectiecriteria
Boeije moest daarom op zoek naar een applicatie die wél geschikt is om te dienen als digitaal archief. Liefst een applicatie van Nederlandse makelij, gehost in een Nederlands datacenter. Bij een aantal gemeenten waarvoor Boeije eerder als ZZP-er projecten deed, had hij ervaring opgedaan met een pre-depot. Een gedachte die helemaal past bij de WILMA referentie-architectuur.
Hij vertelt: “Ik heb een aantal leveranciers gevraagd of ze uit de voeten konden met ons concept. Tijdens die gesprekken kreeg ik de beste indruk van DiVault. Zij hadden niet alleen de beste visie, maar ook goede mensen die die visie kunnen uitvoeren. Op dat moment bestond hun product alleen nog uit een e-depot, maar zij waren bezig met de ontwikkeling van een pre-depot en wilden daarbij graag samen met ons optrekken.”
Een andere overweging die Boeije meenam was continuïteit. Om die reden koos hij bewust voor een Nederlandse partij die de data op Nederlands grondgebied bewaart. Maar DiVault viel ook op vanwege de stichting Digitale Duurzaamheid, die de continuïteit van de dienstverlening garandeert in het geval dat DiVault failliet gaat of anderszins de afspraken niet nakomt.
Verschillende taken pre-depot
Het pre-depot gaat verschillende rollen vervullen binnen Zuiderzeeland. In de eerste plaats die van digitaal archief voor de medewerkers van het waterschap. Daarnaast fungeert het ook als publicatie- en inzageplatform, onder meer voor WOO-verzoeken. Zuiderzeeland wil een betrouwbare en transparante overheid zijn en werkt aan het zo volledig mogelijk beschikbaar stellen van informatie en gegevens. Een mooi voorbeeld is de Informatievijver, een interactieve kaart waar je precies kunt zien hoe het er in jouw omgeving voorstaat op de diverse terreinen. Denk hierbij bijvoorbeeld voor inwoners aan het overstromingsrisico van hun huis of hoe het zit met de kwaliteit van het open zwemwater bij hen in de buurt. Divault is hierin een mooie aanvulling.
Tot slot zou DiVault in de toekomst kunnen dienen als e-depot, een functie die nu is uitbesteed aan het Flevolands Archief. “We hebben nu geen reden om het e-depot daar weg te halen, maar het is altijd fijn om een plan B achter de hand te hebben”, verklaart Boeije.
Eén systeem dat meerdere functies vervult past bij Boeije’s visie van applicatierationalisatie. “Als je werkt met brede applicaties die je voor meerdere taken kunt inzetten, reduceer je kosten en vereenvoudig je het IT-beheer”, verklaart hij.
Complexe migratie
Vanaf het moment dat het DiVault pre-depot beschikbaar was, begon Zuiderzeeland met het overbrengen van de data die voorheen in het zaaksysteem Verseon zat. Dat bleek een complexe klus. Boeije: “In het verleden had iedere beheerder door de tijd heen eigen velden gebruikt, waardoor er geen consistente metadatering was. Gelukkig heeft een van onze collega’s nog kennis van het verleden en hebben we een projectleider die snapt wat er nodig is om de mapping op orde te brengen. De combinatie van historische kennis en vakkennis gekoppeld aan een doe-mentaliteit van ‘trail and error’ en een heldere definitie van wat ‘goed genoeg’ is heeft ervoor gezorgd dat we ondanks alle hindernissen de boel goed hebben kunnen overzetten.”
De grootste hindernis zat in het feit dat autorisatie in het verleden nooit goed met rollen en rechten was ingeregeld. Het was een heel gepuzzel. Ook het standaardiseren conform TMLO/MDTO was behoorlijk complex. “We wisten dat we op een gegeven moment knopen moesten doorhakken en verder moesten gaan, anders komt zo’n project nooit klaar. We zijn gegaan voor een rapportcijfer 7, een hele verbetering ten opzichte van de 4 waar we op zaten”, constateert Boeije.
Transparante overheid
Inmiddels is de informatie uit Verseon overgebracht naar DiVault FLEX en zijn andere bronnen aan de beurt. Die vechten om voorrang. “Zo werken we met het iBabs vergaderplatform. Dat heeft geen archieffunctie, dus we willen de beelden van de vergaderingen en alle stukken die daarbij horen overbrengen naar DiVault. Ook hebben we 50.000 technische tekeningen die we graag goed vindbaar willen maken. En dan zitten we nog met de WOO, waar we nu een noodoplossing voor hebben gebouwd. We willen DiVault zo snel mogelijk inzetten als publicatieplatform”, zo somt hij op. Het is schipperen met de beperkte capaciteit.
Gelukkig heeft Boeije te maken met een managementteam dat hem in alle beslissingen steunt. “We streven gezamenlijk naar een transparante overheid. Onze dijkgraaf en het algemeen bestuur willen ook dat we zo transparant mogelijk zijn. Dat is het uitgangspunt geweest bij de inrichting van het pre-depot. Medewerkers, maar ook burgers en bedrijven, moeten makkelijk informatie kunnen vinden. Hoe meer informatie toegankelijk is via DiVault, hoe beter het is.”
Basis voor de toekomst
Dat heeft ook als voordeel dat de digitale transformatie in een stroomversnelling komt. “Want als we al onze archieven hebben gedigitaliseerd, dan wordt het ook veel makkelijker om Large Language Models en andere generatieve AI-modellen zoals Microsoft CoPilot te trainen met onze eigen data. Je kunt dan veel effectiever gebruikmaken van moderne tools”, weet Boeije.
De digitale transformatie die hij voor ogen heeft koppelt efficiënter werken en kostenverlaging aan een grotere transparantie. “Hogere kwaliteit tegen lagere kosten”, zo vat hij samen. Voor die toekomst is het DiVault pre-depot een belangrijke bouwsteen.
