Samenwerkende A2-gemeenten migreert data oud zaaksysteem naar e-depot

Case

De gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard werken op het gebied van Bedrijfsvoering en Werk & Inkomen samen in A2 Gemeenten. Het oude zaaksysteem, in gebruik sinds 2010, werd niet meer onderhouden. Daarom vroeg team DIV (documentaire informatievoorziening) zich af: wat doen we met de digitale data uit dit systeem? Nemen we die mee naar het nieuwe zaaksysteem of kiezen we voor een andere oplossing? De keus viel op het e-depot van DiVault.

Sta open voor voortschrijdend inzicht. Want je zult tussentijds dingen tegenkomen waarvan je denkt: dit kunnen we toch beter anders doen.

Marije Pustjens

Marije Pustjens was als coördinator DIV nauw bij het project betrokken. Ze vertelt: “De uitfasering van het oude zaaksysteem grepen we aan om een visie te ontwikkelen op duurzame toegankelijkheid van informatie. Hoe gaan we in de toekomst om met data als we applicaties gaan vervangen? Nemen we dan alle data die bewaard en op termijn vernietigd moet worden mee in de nieuwe applicatie? Of slaan we alle afgesloten dossiers op in een e-depot?” De keus viel op dat laatste. “Want in een e-Depot sla je informatie niet alleen op een duurzame wijze op, maar een e-depot heeft ook een langere levensduur dan menig andere applicatie”, zegt Pustjens.

Een goede autorisatie-inrichting stond bovenaan de lijst met gewenste functionaliteiten. “Als team DIV vallen wij onder A2 samenwerking en mogen wij bij alle dossiers. Maar een medewerker van de gemeente Cranendonck mag geen inzage hebben in dossiers van de gemeente Valkenswaard”, vertelt ze. Het e-depot van DiVault voorzag het best in deze wensen. Daarnaast kun je in een e-depot archiefbeheer uitvoeren, onder andere door aan ieder dossier een vernietigingsdatum of datum van overdracht toe te kennen, zodat er voldaan wordt aan de wet- en regelgeving. In het e-depot van DiVault werkt dat zeer gebruiksvriendelijk. Tot slot werkt het Regionaal Historisch Centrum in Eindhoven al met het e-depot van DiVault en waren de archieven en bouwdossiers van gemeente Cranendonck t/m 1989 er al in ondergebracht. De keus was daarom snel gemaakt.

Investering in datakwaliteit

Het A2 samenwerkingsverband koos Verseon als zaaksysteem voor de drie gemeenten als een multi-tennent oplossing. Hierin waren per gemeente wel specifieke inrichtingen gemaakt, zodat het verleden van drie Verseon-omgevingen naar één omgeving kon worden gemigreerd. Bij die migratie was niet specifiek gekeken naar datakwaliteit. Pustjens: “Toen we over moesten naar een nieuw zaaksysteem, hadden we daarom een berg aan data waar we wat mee moesten.”

A2 Samenwerking vroeg Circle (leverancier van Verseon) een health check op de data te doen. Daar kwamen behoorlijk wat issues uit naar voren. “Denk aan verkeerde data, zaken die nooit zijn afgesloten en ga zo maar door. Procentueel ging het niet eens om zo heel veel dossiers, maar omdat er tien jaar historie in Verseon stond – in totaal 160.000 zaken met 600.000 documenten – is het toch ontzettend veel werk om de data die niet kloppen te updaten”, vertelt ze.

Het is bovendien niet het meest aantrekkelijke werk. Daarom bedacht het team een ludiek spel: een kamelenrace tussen de drie gemeenten. Daarmee werd gevisualiseerd hoever iedere gemeente was met het op orde maken van de digitale dossiers en werd er een competitie-element in gebracht. “Dat hielp zeker om enthousiasme te krijgen voor dit project. Onder het motto ‘makkelijker kunnen we het niet maken, maar wel leuker’, hebben we collega’s toch zover kunnen krijgen dat ze deze vervelende taak voortvarend oppakten.”

Mapping

Na deze datakwaliteitsslag volgde de volgende projectstap: de data overzetten naar DiVault. Pustjens: “Voordat je data kunt migreren moet je bepalen: wat slaan we waar op? Het maken van zo’n mappingplan is best een klus. Als je eenmaal zo’n plan hebt, dan moet alle data op de juiste manier in het e-depot gezet worden. Dat klinkt eenvoudig, maar is best lastig, zeker omdat niet iedereen even bekend is met het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). In het zaaksysteem zie je bijvoorbeeld niet hoe de TMLO-velden heten. We hadden bovendien oude dossiers van jaren geleden, die nog niet volgens de TMLO-richtlijnen waren opgeslagen. Maar gelukkig hebben we hier veel hulp bij gekregen van DiVault.”

Bij het mappen ontdekte ze: ‘the devil is in the detail’. “Als we met het projectteam ergens tegenaan liepen waar we een besluit over moesten nemen, bespraken we dat vaak met DiVault via verschillende kanalen. Ik heb wel geleerd dat je de afspraken die je onderling maakt meteen in je mappingtabel moet vastleggen. Want een week later denk je: wat hadden we ook alweer afgesproken? Het laatste wat je wilt is dat je dingen verkeerd mapt en de fout moet herstellen. Het zijn uiteindelijk kleine details die bepalen hoe makkelijk je later de informatie weer kunt terugvinden en beheren.”

Voortschrijdend inzicht

De volgende stap was testen. Ook dat neemt behoorlijk wat tijd in beslag, zegt Pustjens. “Beter gezegd: het omgaan met de nieuwe inzichten die uit het testen voortkwamen kostte tijd. Als je aan zo’n groot project begint, moet je veel beslissingen nemen waarvan je de impact nog niet goed kunt inschatten. Natuurlijk hebben we daarbij wel advies ingewonnen bij DiVault, maar uiteindelijk worden bepaalde dingen pas duidelijk als je met het systeem (e-depot) gaat werken. Gelukkig hebben we onszelf die leerruimte gegeven. We hebben niet vastgehouden aan een implementatie-deadline maar hebben gezegd: liever iets later live met een systeem dat echt duurzaam en toekomstbestendig is, dan gehaast iets neerzetten waar we spijt van krijgen.”

Nu alle afgesloten dossiers uit Verseon in DiVault staan, richt het team zich op de digitale dossiers: milieudossiers en persoonskaarten. Daarna is het vergunningensysteem Squit XO aan de beurt. “Deze data moeten nu naar DiVault. Een vergunningendossier is echter een heel ander type dossier dan een zaakdossier, wat betekent dat je met het migreren van de data met heel andere factoren rekening moet houden. DiVault heeft ons goed geholpen bij het toekennen van archiefkenmerken aan de duizenden zaken uit het vergunningensysteem”, zegt Pustjens.

Een besluit dat A2 Samenwerking nog moet nemen, is wie er straks allemaal toegang krijgen tot het e-depot. “Nu de historie uit Verseon is overgebracht, merken we dat we relatief weinig aanvragen krijgen om gesloten zaakdossiers op te zoeken. En dat terwijl je wel echt een goede gebruikerstraining moet krijgen om te zoeken in DiVault. Is het handig om alle medewerkers die het zaaksysteem gebruiken dat te leren, of kunnen we het beter net zo regelen als met een papieren archief: een medewerker legt gewoon een verzoek neer bij DIV en wij zoeken de informatie voor hem of haar op? We moeten de knoop nog doorhakken, maar waarschijnlijk bepalen we straks per afdeling of het nodig is om medewerkers rechtstreeks toegang te geven tot het e-depot. Want voor vergunningsverleners ligt het heel anders; die moeten vaker een afgesloten dossier opnieuw inzien.”

Fijne samenwerking

De samenwerking met DiVault heeft ze als heel prettig ervaren. “Als je belt of mailt, dan krijg je heel snel antwoord. Wij hadden regelmatig behoefte om even te overleggen en daar maakten ze meteen tijd voor vrij. Dat is zeker onderdeel van ons succes.”

Gevraagd welk advies Pustjens heeft voor andere gemeenten die willen overstappen naar een e-depot zegt ze: “Sta open voor voortschrijdend inzicht. Want je zult tussentijds dingen tegenkomen waarvan je denkt: dit kunnen we toch beter anders doen. En investeer in het op orde brengen van de datakwaliteit, hoe vervelend die klus ook is. Want als je een duurzaam archief aanlegt, dan wil je ook dat de data die daar in staat klopt. Als je daar te veel concessies in doet, krijg je daar later spijt van.”