Noaberkracht geeft digitale duurzaamheid vorm met e-depot van Divault

Case

Noaberkracht, de werkorganisatie van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen, beheert drie archiefstromen: van de beide gemeenten en van de werkorganisatie (denk aan personeelsdossiers, financiële stukken etc.). Karin Wintels is als adviseur digitale duurzaamheid verantwoordelijk voor het borgen van deze drie informatiestromen, het juist beheren en ontsluiten van zaken en het eenvoudig doorzoekbaar maken ervan. De langdurig en blijvend te bewaren informatie brengt ze nu gefaseerd over naar het e-depot van DiVault. Waarom maakte ze deze keus en tegen welke uitdagingen loopt ze daarbij aan?

DiVault dacht buiten hun standaarddienstverlening om met ons mee

Karin Wintels

Noaberkracht heeft veel zicht op haar eigen informatiehuishouding. Er is een Informatie Team (I-team) dat zicht houdt op gegevens, processen en applicaties. Iedere twee weken overlegt dit team over ontwikkelingen of wensen aangaande de informatievoorziening. Naast advies aan het management over de informatievoorziening en begeleiding van de beheerders van alle applicaties, neemt het I-team ook deel aan alle projecten met een informatievoorzieningscomponent. Op die manier kan het team vanaf het begin al meedenken over de inrichting van applicaties.

Visie op informatiehuishouding

Karin Wintels maakt als adviseur Digitale Duurzaamheid onderdeel uit van het I-team. Ze vertelt: “Vrijwel alle ‘grote’ vakapplicaties binnen Noaberkracht beschikken over functionaliteit om informatie na de verplichte bewaartermijn automatisch te verwijderen. Mijn uitdaging is vooral om te kijken hoe we moeten omgaan met informatie die langdurend of blijvend bewaard moet worden. Hou je die in een vakapplicatie, ook nadat een dossier is gesloten? Of breng je die over naar een digitale archiefbewaarplaats ofwel e-depot? Als je kiest voor het eerste, dan moet je bij het in gebruik nemen van een nieuwe applicatie continu ook afgesloten dossiers mee migreren. Dat is een heel gedoe, zeker als de nieuwe applicatie gebruikmaakt van een ander bestandsformaat. Daarom maken wij de keus om op termijn alle afgeronde dossiers over te brengen naar een e-depot, een digitaal archief waar de informatie zo wordt opgeslagen dat die altijd toegankelijk blijft. Op die manier anticiperen we ook op de ontwikkelingen betreffende de Wet Open Overheid.”

Digitaliseren van bouwdossiers

Noaberkracht startte in 2019 met het ten uitvoer brengen van deze visie. Het eerste project betrof de bouwdossiers. Wintels sprokkelde budget bij elkaar voor het digitaliseren van papieren dossiers en deed een marktverkenning. Zo maakte ze ook kennis met DiVault. “Naast het feit dat we meteen een klik hadden en dat zij goed aanvoelden wat wij zochten, was het prettig dat zij een programma hadden waarbij ze tegen een vaste prijs werken. Zo wist ik zeker dat ik binnen mijn budget voor de bouwdossiers zou blijven en konden we op een vrij laagdrempelige manier eens kennismaken met een e-depot: hoe werkt dat precies? Hoe gebruiksvriendelijk is het? Welke dossiers lenen zich wel om in een E-depot op te slaan en welke niet?”

Automatisch toevoegen van metadata

Het e-depot van DiVault bestaat uit archiefruimte en software om op een gebruiksvriendelijke manier te archiveren en informatie terug te vinden. Daardoor is het overbrengen van digitale bouwarchieven vrij eenvoudig. Maar bij het scannen van papieren dossiers zul je metadata moeten meegeven, en dat vormde een probleem, vertelt Wintels. “We laten de dossiers scannen door ingehuurde medewerkers. Zij kunnen wel eenvoudige metadata aanbrengen, zoals de locatie, omschrijving dossier en jaartal vergunning. Maar zij zijn geen inhoudsdeskundigen. Daarom hebben de leverancier van de scanners en DiVault samen een oplossing bedacht waarbij volautomatisch bepaalde metadata kan worden meegegeven aan de ingescande dossiers.”

Wintels gebruikte dit project als pilot, om te testen hoe de samenwerking met DiVault bevalt. “Ze moesten immers buiten hun standaarddienstverlening om met ons meedenken”, zegt ze. De pilot verliep uitstekend. “We hebben hele korte lijnen. Ik krijg direct antwoord op een vraag, daar hoef ik geen aparte bespreking voor in te schieten of drie weken op te wachten. Bovendien luistert DiVault goed naar onze ideeën. Ze komen met oplossingen waar wij echt iets aan hebben. Dat is belangrijk als je samen de toekomst in wilt.”

Werken op basis van vertrouwen

Vanwege deze kwaliteiten sloot Noaberkracht in 2022 een contract voor onbepaalde tijd met DiVault. Wintels: “Wij werken graag op basis van vertrouwen. Het vertrouwen in DiVault is groot. Ze hebben bewezen dat ze niet alleen over de juiste dienstverlening en expertise beschikken, maar dat ze vooral heel klantgericht zijn. Ze denken mee over huidige en toekomstige vraagstukken. Zo zorgen ze ervoor dat niet iedere gemeente zijn eigen wiel uitvindt, maar dat ze kunnen meeliften op elkaars ideeën. Zo kun je veel meer snelheid maken.”

En dat is nodig, want Noaberkracht staat nog maar aan het begin van het archiveringstraject. “We hebben nu 15.000 bouwdossiers in het e-depot staan en hebben nog duizenden te gaan. Tegelijkertijd ben ik al bezig met de voorbereidingen voor het digitaliseren van de bodemonderzoeken, het archiveren van de bestemmingsplannen en de raadsinformatie in het e-depot. Op termijn moet alle blijvend te bewaren informatie, die nu in het DMS-deel van applicaties is ondergebracht, worden overgeheveld naar het e-depot van DiVault. We hebben nog een lange weg te gaan. Daarbij laten we ons leiden door de Wet Open Overheid. We zullen op die weg vast nog wel wat hobbels tegenkomen. Maar ik ben ervan overtuigd dat DiVault ons met raad en daad terzijde blijft staan.”