Gemeente Delft ontwikkelt duurzaam e-depot voor vier gemeenten

Case

In 2019 ging de gemeente Delft volledig digitaal werken. Anderhalf jaar later werd het e-depot van DiVault aangeschaft om informatie die duurzaam behouden moet blijven op te slaan. Delft heeft een rijke historie die behalve in de archieven is terug te zien in de monumentale panden en archeologische vindplaatsen. Erfgoed Delft wil al haar digitale erfgoed duurzaam bewaren in het e-depot en beschikbaar stellen via hun collectiebeheersysteem. Waarom maakt de gemeente Delft deze en andere, soms afwijkende, keuzes?

We zijn erg blij met DiVault. Zowel met de software als met de mensen achter het bedrijf

Els van de Loo

We vragen het aan Els van de Loo, Chief Preservation Officer, en Arno van de Weerd, teammanager van Erfgoed Delft en gemeentearchivaris. Van de Weerd vertelt: “Onze afdeling, Erfgoed Delft, bestaat uit drie teams. Naast het stadsarchief zijn ook Archeologie en Monumenten onderdeel van Erfgoed Delft. Stadsarchief Delft beheert niet alleen ons eigen gemeentearchief, maar ook dat van de gemeenten Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Rijswijk. Behalve de gemeentearchieven beheren we ook particuliere archieven en de collecties Beeld & Geluid en Bibliotheek. We bedienen dus veel verschillende klanten, zowel burgers als ambtenaren. Uiteindelijk willen we dat al ons digitale erfgoed in het e-depot komt.”

Combinatie fysieke en digitale wereld

Om te bedenken hoe je een e-depot en de procedures eromheen zo inricht dat dossiers duurzaam worden bewaard én toegankelijk blijven voor ambtenaren en burgers, slaagde hij erin om Els van de Loo aan te trekken. Zij heeft een bijzondere achtergrond, want ze was in het verleden zowel ondernemer als systeemanalist/programmeur. Op latere leeftijd pakte ze een studie Informatiemanagement op, gevolgd door een studie Archiefwetenschappen. Over die bijzondere combinatie van studies vertelt ze: “De combinatie van de digitale en fysieke archiefwereld is een veld waar nog veel in ontdekt kan worden. Iedere gemeente maakt andere keuzes voor de inrichting en het gebruik van hun duurzaam digitaal depot.”

Op het moment dat Van de Loo in dienst trad, was Stadsarchief Delft net begonnen met het overzetten van de bouwdossiers naar het e-depot. Er waren beknopte procesbeschrijvingen en een beleidsstuk. “Die documenten heb ik allemaal herschreven in een taal die iedereen begrijpt. Ik vind het belangrijk dat iedereen die hiermee te maken krijgt, begrijpt wat we doen en kan meedenken”, zegt ze.

E-depot ook voor te vernietigen archief

Dat meedenken gebeurt bijvoorbeeld als er ergens een softwarepakket wordt vervangen, wat de noodzaak met zich meebrengt om na te denken over het duurzaam digitaal bewaren van de informatie uit het uit te faseren systeem. Waar veel gemeenten de keus maken om alleen informatie in een e-depot onder te brengen die nooit meer hoeft te worden vernietigd, besloot Gemeente Delft anders. Van de Loo: “In Delft is bij het vervangen van het zaaksysteem besloten om de te vernietigen, afgesloten dossiers niet mee te migreren, maar in het e-depot te zetten.” Deze keus bracht wel met zich mee dat DiVault de vernietigingsfunctie als de wiedeweerga moest gaan ontwikkelen. “Want die bestond nog niet toen onze organisatie de keus voor DiVault maakte”, zegt Van de Weerd. Maar gelukkig stond het wel op de Roadmap. Gemeente Delft werd ‘launching customer’, zoals dat zo mooi heet. Daarbij kwam de systeemontwerpersachtergrond van Van de Loo goed van pas. “Ik heb nauw contact met de ontwerpers en spreek hun taal. We hebben een fijne samenwerking.”

Benaderen via collectiebeheersysteem

Een andere keus die Erfgoed Delft maakte, is om het e-depot niet te benaderen vanuit de userinterface van DiVault, maar vanuit hun collectiebeheersysteem (cbs). Van de Loo: “Wij zien het collectiebeheersysteem als basis voor al onze archieven en collecties, zowel de papieren als de digitale varianten. Wat in ons e-depot komt, krijgt ook een registratie in het cbs. Het publiek zoekt via de publiekswebsite van ons cbs binnen onze archieven en collecties. Daar krijgen ze zowel fysieke als digitale zoekresultaten. Dit willen we zo houden.”

 

Erfgoed Delft werkt nu met DiVault en de leverancier van het cbs aan ontwikkelingen waarmee straks geautomatiseerd metadata van het ene systeem overgenomen kan worden naar het andere, vertelt ze. “Wij hebben bijvoorbeeld onlangs digitale bouwdossiers van Midden-Delfland in het e-depot opgenomen. We willen dat de registraties in het cbs geautomatiseerd kunnen plaatsvinden met de metadata uit het e-depot. En andersom moet dat ook gaan werken. We hebben zo’n 6 terabyte aan gedigitaliseerd archief. Dat willen we in het e-depot duurzaam bewaren. Samen met DiVault zoeken we naar een mogelijkheid om de metadata vanuit het cbs te gebruiken om deze scans snel in het e-depot te kunnen opnemen. Onze wens is dat wanneer we wijzigingen in de metadata in het cbs vastleggen, deze dan direct ook in het e-depot worden doorgevoerd. DiVault denkt met ons mee om deze wensen te kunnen realiseren en geven ons tips voor slimmere oplossingen. De wensen van klanten leiden vaak tot nieuwe aanvullingen in het product van DiVault. Het is een win-win.”

 Gebruikersoverleg

Zo ver is het nog niet. “Maar we maken wel vaart”, zegt Van de Weerd. Er staan verschillende opnames vanuit andere systemen van de vier gemeenten in de DiVault DDB (Digitaal Duurzame Bewaarplaats) op de planning. “Zo willen we samen met de Griffie voorbereidingen treffen om ook de stukken van de gemeenteraad over te brengen naar het e-depot.”

Hoewel het beleid en de inrichtingskeuzes helder zijn, worden er soms nog details aangepast, vertelt hij. “Via het gebruikersoverleg van DiVault hebben we een goed contact met andere gemeenten. Daar doen we ideeën op en delen informatie. Je ziet dat gemeenten op hoofdlijnen allemaal hetzelfde denken, maar dat iedereen andere inrichtingskeuzes maakt. Het is prettig om onderdeel uit te maken van het DiVault-netwerk, om samen met andere gebruikers te sparren over hoe je iets het beste aanpakt.”

Van de Loo vult aan: “We kunnen met onze vragen ook altijd direct terecht bij de software-engineers van DiVault. Het is een hele open en hulpvaardige organisatie. De keus voor DiVault was al gemaakt voordat Arno en ik in dienst kwamen. Wij zijn er erg blij mee, zowel met de software als met de mensen achter het bedrijf.”