Gemeente Bladel plukt vruchten van goed uitgedachte informatiestrategie

Case

Wie processen gaat digitaliseren, zal vanaf het allereerste begin aandacht moeten hebben voor informatiemanagement. Dat wist Miranda van Camp, afdelingshoofd Dienstverlening & Bedrijfsvoering bij de gemeente Bladel, als geen ander. Zij trad 24 jaar geleden bij deze gemeente in dienst als informatiemanager. Vele rollen later zorgt haar passie voor haar oude vakgebied voor een heldere visie op de informatiestrategie van de gemeente. Wat kunnen andere gemeenten van Bladel leren?

De gemeente Bladel telt slechts twee afdelingen: Dienstverlening & Bedrijfsvoering en Ontwikkeling. Miranda van Camp stuurt de eerste afdeling aan, die 77 medewerkers telt. Zij werken bij de subafdelingen Algemeen Bestuurlijke Zaken, Finance en Control, Informatie- en procesbeheer, het Klant Contact Centrum en Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Van Camp: “Onze organisatie-inrichting zorgt ervoor dat ik goed de integraliteit van processen kan bewaken. Dat is key als je aan de slag gaat met het digitaliseren van je informatiemanagement.”

Processen digitaliseren

Want digitaliseren betekent niet dat je voorheen papieren documenten onder een scanner legt en er een pdf van maakt. Digitaliseren betekent dat je je processen digitaliseert en dat je digitale documentatie goed vindbaar maakt. “Het begint en eindigt altijd bij het proces”, stelt Van Camp.

De omvangrijkste processen van de gemeente Bladel worden afgedekt door backoffice applicaties, die ervoor zorgen dat alle processtappen van A tot Z digitaal worden ondersteund. Daarnaast blijven er ontzettend veel processen over waar geen backoffice applicatie voor is. “Denk aan gehandicaptenparkeerkaarten, leerlingenvervoer of subsidieaanvragen”, zegt Van Camp. Als je die processen niet op een gestructureerde wijze digitaliseert, dan verzinnen ambtenaren zelf een werkwijze die ze ondersteunen met Word, Excel en e-mail. “Maar op die manier bouw je natuurlijk geen goede dossiers op.”

Rol van het DMS

Een dossier bouw je wél op als je informatie gestructureerd vastlegt en metadateert. De gemeente Bladel gebruikt voor de processen zonder backoffice applicatie een document management systeem (DMS). Op het moment dat een ambtenaar een digitaal dossier aanmaakt, moet hij of zij al nadenken hoe dat dossier op termijn vindbaar moet zijn, zegt Van Camp. “Dat vergt natuurlijk een inspanning en daarom proberen we het extra werk dat hierbij komt kijken zoveel mogelijk te automatiseren. Als medewerkers dossier aanmaken, dan vullen wij op de achtergrond al zoveel mogelijk metadata automatisch in, zodat de extra tijd die medewerkers hiermee kwijt zijn tot een minimum wordt beperkt.”

Inmiddels zijn de ‘makkelijke’ processen, die bestaan uit gestructureerde informatie en die geen lastige bestandsformaten kennen, gedigitaliseerd. Met de processen waarin wel ‘moeilijke’ bestandsformaten worden gebruikt, is de gemeente Bladel een flink eind op weg. “Denk bijvoorbeeld aan bestemmingsplannen of aan de digitale raadsvergaderingen”, zegt Van Camp. De bestemmingsplannen staan nog op het lijstje van toekomstige onderwerpen, met het opslaan van de videobestanden van raadsvergaderingen is de gemeente Bladel nu volop bezig. “Wij willen dat je vanuit de agenda en vanuit de notulen kunt doorklikken naar het bewuste videofragment, zodat je niet de hele raadsvergadering hoeft te bekijken terwijl je maar in één specifiek besluit geïnteresseerd bent. Dat is technisch een uitdaging. Gelukkig werken we samen met DiVault. Zij helpen ons hierbij, want wij hebben die hele specifieke technische kennis gewoon niet in huis.”

Rol van het pre-depot

Zodra een dossier is afgerond, wordt deze direct vanuit de backoffice applicatie of het DMS overgeheveld naar het pre-depot van DiVault. Van Camp licht toe: “Ten eerste willen we niet dat dossiers in het DMS of een backoffice applicatie blijven hangen als er toch niets meer mee gebeurt. Dat kost immers alleen maar geld en het maakt dat je minder zicht hebt op de lopende dossiers. Daar komt bij: een pre-depot is een applicatie voor de hele organisatie, met een centrale zoekingang die iedereen kan gebruiken. De backoffice applicaties zijn dat niet.”

Hoewel de medewerkers bij het aanmaken van een dossier al rekening houden met het archiefproces, maken ze daarbij natuurlijk wel eens een fout. Daarom worden dossiers, voordat ze definitief naar het DiVault pre-depot worden verplaatst, eerst in een correctiebak gezet. Van Camp: “Door deze extra controle vooraf voorkomen we dat we achteraf problemen krijgen met niet goed vindbare documenten. Bovendien: hoe korter je op de bal speelt, hoe makkelijker het voor de desbetreffende collega is om de ontbrekende informatie aan te leveren of de foutieve data te corrigeren, want het dossier is dan nog top of mind. Zo’n correctieverzoek is daarnaast ook nog eens een extra geheugensteuntje hoe dossiers eruit moeten zien, zodat medewerkers de volgende keer wel alle noodzakelijke informatie invoeren.”

Behoefte aan landelijk beleid

Overigens is het nog niet zo eenvoudig om dossiers direct na afronding vanuit een backoffice applicatie over te hevelen naar het pre-depot, merkte Van Camp. “Want softwareleveranciers hebben volledig ten onrechte het idee dat ze hun data moeten beschermen. Terwijl die data natuurlijk helemaal niet van hen is; de data is van ons. Wij beslissen zelf waar en hoe we die opslaan. Het is echt niet oké dat leveranciers niet willen meewerken aan het openstellen van hun databases en bewust een lock-in in stand houden.”

Het is een thema waarin de VNG en het Nationaal Archief een veel nadrukkelijker rol in zouden moeten spelen, vindt ze. “Wij liepen er tegenaan dat de VNG nog nauwelijks een visie heeft ontwikkeld op hoe je een duurzaam digitaal archief opbouwt. Ook het Nationaal Archief heeft lang met dit onderwerp geworsteld. Het gevolg is dat wij zelf het wiel hebben moeten uitvinden.”

Nog los van het feit dat daardoor iedere gemeente zijn eigen onderhandeltraject met leveranciers in moet, heeft deze benadering ook het gevaar dat andere gemeenten een soortgelijk wiel gaan uitvinden, dat echter net wat anders is opgebouwd. Lees: dossiers die allemaal net wat anders opgebouwd zijn. Dat is geen probleem zo lang gemeenten hun eigen streekarchief hebben. “Maar waarom zou je nog werken met streekarchieven als je straks niet meer fysiek naar een archief toe hoeft en alles digitaal via je computer of tablet kunt doorzoeken?”, vraagt Van Camp zich af. Ze pleit daarom voor landelijk beleid. “Als iedere gemeente haar dossiers op dezelfde manier opbouwt en metadateert en kan opslaan, dan is het straks veel eenvoudiger om te komen tot een nationaal archief.”

Afweging van belang van informatie

Landelijk beleid is des te belangrijker omdat door de huidige digitalisering steeds meer informatie wordt vastgelegd. “Vroeger bevatte een bouwvergunning vier documenten, nu vaak wel twintig. De informatie is vluchtiger en ondoorzichtiger geworden. De vraag die we onszelf moeten stellen is of meer informatie ook altijd beter is. Moeten we al die extra informatie ook duurzaam digitaal bewaren of kun je daar ook selecties in maken?”, vraagt Van Camp zich af.

Ze trekt de vergelijking naar fotografie. “Vroeger maakte je een goede afweging wat wel en niet het fotograferen waard was, want je had maar twee of drie rolletjes mee als je op vakantie ging. Na afloop plakte je die foto’s in een album, en daar schreef je een verhaaltje bij zodat je wist welk jaar het was en waar de foto’s waren genomen. Nu maak je met je telefoon tijdens een vakantie tientallen foto’s per dag, maar je zet er geen context bij. Je verzamelt een enorme bak aan foto’s, maar als je ze niet in een album zet, dan kun je er later nauwelijks iets mee omdat je door de bomen het bos niet meer ziet.”

Dit wil overigens niet zeggen dat alle nieuwe informatie die digitaal wordt gegenereerd niet waardevol is. “In tegenstelling”, roept Van Camp. “Neem social media. Daar kun je ontzettend waardevolle inzichten uit halen. Wat ik zou willen is dat de VNG samen met gemeenten gaat bedenken welke informatie duurzaam digitaal moet worden vastgelegd en hoe je dat dan het best zou kunnen doen.”

Meedenken

Waar ze dus een sparringpartner mist als het op dit soort strategische vraagstukken aankomt, heeft ze in DiVault wél een goede partner gevonden op het gebied van techniek. Een partner die meedenkt, advies geeft en het team bij de gemeente Bladel aan het denken zet. Van Camp: “DiVault heeft kennis die wij zelf niet hebben. Ze triggeren ons om na te denken over thema’s waar we nooit eerder bij hebben stilgestaan. Dat is fijn, want je maakt hele strategische keuzes voor de lange termijn, maar je beslist over onderwerpen die je nooit eerder bij de hand hebt gehad.” De kritische blik van DiVault geeft Van Camp het vertrouwen dat de gemeente Bladel de juiste keuzes heeft gemaakt, al moet de toekomst dat natuurlijk uitwijzen.

De aanpak om het digitaliseren per proces te doen, is sowieso de juiste aanpak gebleken. “Daardoor hebben we het behapbaar gehouden en hebben we met de eerste processen snel succes kunnen laten zien aan de rest van de organisatie, waardoor draagvlak is ontstaan voor deze manier van werken. Ik kan deze aanpak aan iedere gemeente aanbevelen”, besluit Van Camp.