Lokale overheid

De overheid moet kosten besparen en gelijk haar dienstverlening naar de burger verbeteren. Het digitale loket en het nieuwe werken zijn kernbegrippen geworden die grote invloed hebben op de ict.

De afgelopen jaren hebben storage area network systemen, server virtualisatie en document management systemen hun intrede gedaan en hiervoor zijn grote investeringen gedaan.

De ICT afdeling, verantwoordelijk voor de infrastructuur, en documenten informatie voorziening (DIV) verantwoordelijk voor de postkamer, archief en het DMS systeem, krijgen steeds meer met elkaar te maken.

Archivering is voor beide afdelingen cruciaal om de groeiende informatie (data) stroom te structureren. De IT omgeving heeft te maken met een al maar groeiende hoeveelheid data, dure opslagoplossingen en een grote uitdaging met backup en recovery tijden. Er is amper structuur in de data, niets of weinig, wordt weggegooid en alles wordt bewaard tegen het hoogst haalbare servicelevel. Structureren en archiveren is bittere noodzaak.

De DIV afdeling beheert het fysieke archief en het DMS systeem. Informatie wordt steeds meer digitaal aangeleverd en is gebonden aan de applicatie waarin het gecreëerd is.

Het digitale archief is de oplossing voor deze problemen. Het zorgt dat afdelingen gaan nadenken over hun informatie, data niet ongebreideld groeit en de kosten in toom worden gehouden. Praktijk wijst uit dat een gestructureerde datahuishouding en een geoptimaliseerde Data infrastructuur op IT vlak alleen al tot zo'n 70% kostenbesparing kan leiden ten opzichte van reguliere uitbreidingen van de huidige omgeving.

Daarnaast  wordt de data volgens een standaard formaat veilig opgeslagen conform de richtlijnen van TMLO, RODIN, ED3, OAIS/eDavid, en is, voor diegene die daarvoor geautoriseerd zijn, goed en vooral snel terugvindbaar.