Implementeren E-depot


Het inrichten van een digitaal archief (E-depot) is een complexe aangelegenheid. Het volstaat niet om slechts een technische koppeling te maken met een E-depot voorziening. Ook zullen de beheerorganisatie en de processen geannaliseerd en aangepast moeten worden om digitale duurzaamheid in te regelen.

DiVault ondersteunt organisaties zowel op het gebied van het technisch laten aansluiten van de huidige informatiestromen op het E-depot als het inrichten van de beheerorganisatie. 

DiVault heeft twee programma's ontwikkeld waarin wij volgens een van te voren opgesteld plan van aanpak (Prince2) projectmatig alle aspecten van het E-depot in samenwerking met de klant/archiefinstelling behandelen.

1. Full-track programma: dit is de meest uitgebreide vorm waarin de alle onderwerpen uitgebreid worden besproken en uitgewerkt voor de specifieke situatie van desbetreffende gemeente/waterschap of erfgoedinstelling.

Het betreft de volgende vraagstukken:

- Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO)

- Mapping en Export uit bestaande systemen

- E-depot binnen de NORA/GEMMA/WILMA architectuur

- Koppelen van met het E-depot (praktijk)

- Bewaar en beheerstrategie

- Beschikbaarstellen (gebruikersprofielen/ juridische kaders)

- Digitale duurzaamheid / Continuiteit

- Bepaling van de totale kosten van een E-depot

- Inrichten van de beheerorganisatie obv Data Seal of Approval (DSA) / Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3)

 

Naast het Full-track programma heeft DiVault ook een verkort programma ontwikkeld voor die organisaties die snel en met een beperkt budget met het E-depot willen starten.

 

 

 

 

2. Fast-track programma: Voor die organisaties die snel en efficient willen aansluiten op het E-depot, waarmee zij al kunnen voldoen aan de KPI's en de Archiefwet, heeft DiVault  het "fast-track" programma ontwikkeld. Binnen 5 stappen en veelal binnen 10 dagen, kan deze voorziening worden gerealiseerd. De fast-track wordt gestart met een TMLO workshop. Zodra de E-depot voorziening is gerealiseerd kunnen, vanuit de praktijk, alsnog de overige aandachtspunten worden uitgewerkt. Meerdere klanten hebben inmiddels met succes gebruik gemaakt van dit verkorte programma.